Qué es y cómo contabilizar una autofactura

Si eres autónomo o llevas la contabilidad de un negocio, seguro que más de una vez has oído hablar de la autofactura… y quizás has pensado: ¿otro invento raro de Hacienda? 🤔

Pues no vas mal encaminado, pero tranqui que es más normal de lo que puede parecer.

La autofactura es un documento que te toca emitir cuando tu proveedor no puede o no debe facturarte, y tú mismo asumes la tarea. Sí, es peculiar hacerte tu propia factura, pero tiene todo el sentido del mundo y, sobre todo, tiene sus normas.

En este post vamos a ver qué es exactamente una autofactura, en qué casos tienes que utilizarla y, lo más importante, cómo contabilizarla sin caer en un agujero negro administrativo. 

¿Qué es una autofactura?

Una autofactura funciona como una factura normal, con sus datos, su base imponible y su IVA, pero con una particularidad, la hace quien recibe el servicio o la entrega, no quien la presta.

¿Por qué existe algo así? Porque en ciertos casos el proveedor no está obligado a emitir factura o directamente no puede hacerlo. Por ejemplo, cuando trabajas con profesionales extranjeros sin establecimiento en España, o cuando la normativa exige aplicar inversión del sujeto pasivo.

En esencia, la autofactura sirve para documentar correctamente la operación, dejar claro quién declara el IVA y garantizar que Hacienda tenga constancia del movimiento. Es una figura totalmente legal y regulada, y aunque pueda sonar rara la primera vez, es más habitual de lo que parece en negocios que trabajan con proveedores internacionales, servicios digitales o actividades sujetas a reglas especiales del IVA.

¿Cuándo utilizar una autofactura?

Si te preguntas en qué situaciones tienes que utilizar una autofactura te diré que se usa en situaciones muy concretas, y casi siempre por obligación. Se trata de un mecanismo pensado para garantizar que el IVA se declare correctamente cuando el proveedor no puede emitir factura o no corresponde que lo haga.

Los casos más habituales son los siguientes:

• Cuando trabajas con proveedores extranjeros sin establecimiento en España. Si compras un servicio a un profesional o empresa de fuera y la operación está sujeta a IVA en España, eres tú quien debe autorrepercutirse el impuesto. Y para eso, necesitas emitir una autofactura.
• Cuando se aplica la inversión del sujeto pasivo. En determinadas actividades, la ley obliga a que el destinatario sea quien declare el IVA. Por ejemplo, en ciertos servicios profesionales, obras de construcción o compraventa de residuos.
• Cuando el proveedor no está obligado a emitir factura. En casos muy específicos, la normativa permite que el proveedor no facture. Para que la operación quede registrada, tú debes emitir la autofactura correspondiente.
• Para regularizar operaciones no facturadas. Si recibes un servicio y, por cualquier motivo, no te han emitido factura pero la operación debe declararse, la autofactura te permite documentarla de forma correcta.

¿Quién puede realizar una autofactura?

Una autofactura solo puede realizarla el destinatario de la operación, es decir, la persona o empresa que recibe el bien o el servicio. Ni lo puede emitir cualquiera, ni es un documento que sustituya a una factura normal. La autofactura es una obligación que recae sobre quien está obligado a declarar el IVA en lugar del proveedor. 

Lo habitual es que emitan autofacturas:

• Autónomos y empresas que contratan servicios o compran bienes sujetos a inversión del sujeto pasivo. Aquí el proveedor no declara el IVA; lo haces tú, así que necesitas emitir la autofactura para documentarlo.
• Negocios que trabajan con proveedores extranjeros sin establecimiento en España. Si el servicio está sujeto a IVA en territorio español, eres tú quien debe autorrepercutir el impuesto.
• Cualquier destinatario que, por normativa, tenga que asumir el papel de “emisor” para que la operación quede registrada.

La autofactura no la emite quien presta el servicio, sino quien lo recibe, siempre que la ley lo obligue a asumir esa responsabilidad 🙌

¿Cómo se realiza una autofactura?

Tranqui porque hacer una autofactura no es nada complicado, pero sí requiere seguir una estructura clara para que tenga validez ante Hacienda. Al final, no deja de ser una factura, solo que emitida por ti mismo en nombre del proveedor.

🚨 Lo importante es incluir toda la información obligatoria y reflejar correctamente la autorrepercusión del IVA cuando proceda.

Vamos a ir poco a poco para que te quede clarito.

¿Qué información tiene que contener una autofactura?

Una autofactura debe incluir, básicamente, toda la información obligatoria de una factura normal, pero además algunas menciones específicas que justifican que la estás emitiendo tu como destinatario.

Ten en cuenta que si falta algo, Hacienda puede considerar que el documento no es válido, así que es importante no dejarse ningún detalle.

Los principales datos que tienes que tener en cuenta son:

• Datos del proveedor (emisor original). Nombre o razón social, NIF o número fiscal equivalente si es extranjero, domicilio y cualquier referencia necesaria para identificarlo.
• Tus datos como destinatario. Nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. Aunque tú emitas la autofactura, debes aparecer como destinatario de la operación.
• Número y serie de la autofactura. Debe tener su propia serie o una numeración . específica que la diferencie de tus facturas habituales.
• Fecha de expedición y fecha de la operación. Dos fechas que pueden coincidir, pero no tienen por qué. Ambas deben figurar claramente.
• Descripción del bien o servicio. Qué has adquirido, con detalle suficiente: concepto, unidades, características, periodo del servicio, etc.
• Base imponible. El importe del servicio o producto antes de impuestos.
• Tipo y cuota de IVA (si aplica). Debes reflejar el IVA autorrepercutido cuando exista inversión del sujeto pasivo. No se suma al total a pagar, pero debe constar por separado.
• Total de la operación. Importe final, normalmente coincidente con la base imponible cuando hay inversión del sujeto pasivo.
• Mención obligatoria. Algo como: “Factura emitida por el destinatario. Operación con inversión del sujeto pasivo conforme a la Ley del IVA.”

Todo lo que pongas debe estar orientado a dejar claro que tú asumes la obligación de declarar el IVA en lugar del proveedor.

Cómo hacer una autofactura paso a paso

Una vez teniendo claro qué datos necesitas para hacer una autofactura, te voy a explicar el proceso paso a paso:

1. Identifica correctamente al proveedor y al destinatario. Aunque la factura la emitas tú, deben aparecer los datos del proveedor (nombre, NIF o equivalente, dirección) y los tuyos como destinatario de la operación.
2. Detalla el concepto del servicio o producto. Describe qué has adquirido: servicio prestado, entrega de bienes, fechas, importe acordado, unidades, etc.
3. Incluye la base imponible. Es el importe del servicio antes de impuestos, tal y como lo habría facturado el proveedor.
4. Aplica el IVA correspondiente (si procede). En la mayoría de casos de autofactura hay inversión del sujeto pasivo, así que el IVA no se suma al total, sino que se indica claramente como “IVA autorrepercutido”. Tú declaras ese impuesto tanto en IVA soportado como en IVA repercutido.
5. Añade una mención específica obligatoria. Si hay inversión del sujeto pasivo, incluye una frase como: “Factura emitida por el destinatario. Operación con inversión del sujeto pasivo según el artículo correspondiente de la Ley del IVA.”
6. Numera y registra la autofactura. Debes llevar una serie específica o identificable para tus autofacturas, igual que con las facturas ordinarias.
7. Contabilízala correctamente. Una vez emitida, pasa a tu contabilidad igual que cualquier otro documento obligatorio, siguiendo las cuentas correspondientes de IVA soportado y repercutido.

Emitir una autofactura no es más que asumir el papel de emisor para regularizar la operación, pero con una estructura reglada.

¿Qué se debe hacer en caso de tener errores en una autofactura?

Si te das cuenta de que una autofactura tiene un error, no vale con “corregirla a mano” o guardarla tal cual esperando que no pase nada.

Al igual que con cualquier factura, la forma correcta de subsanar fallos es emitir una factura rectificativa. Eso sí, siguiendo el procedimiento adecuado para que quede constancia clara de la corrección.

Para hacerlo bien, te dejo este post en el que te explica cómo hacer una factura rectificativa paso paso 😉

Cómo contabilizar una autofactura

Contabilizar una autofactura puede parecer lioso al principio, pero en realidad sigue una lógica muy fácil de entender. Debes registrar la operación como si fuera una compra normal, pero además reflejas la autorrepercusión del IVA, ya que eres tú quien declara tanto el IVA soportado como el repercutido.

Lo importante aquí es entender que la autofactura genera dos movimientos de IVA que se compensan entre sí. Uno como si fueras el proveedor (IVA repercutido) y el otro como destinatario (IVA soportado). El resultado suele ser neutro, pero contablemente debes dejar constancia de ambos.

Voy paso a paso, como siempre:

1. Registra la compra en la cuenta correspondiente. La base imponible de la autofactura se contabiliza igual que cualquier gasto o servicio adquirido: en la cuenta del grupo 6 que corresponda (servicios profesionales, suministros, etc.).
2. Contabiliza el IVA soportado. Como destinatario, registras el IVA como si lo hubieras pagado al proveedor, aunque realmente no haya un desembolso adicional.
3. Registra el IVA repercutido. En operaciones con inversión del sujeto pasivo, debes declarar ese mismo IVA como repercutido. No lo cobras a nadie, pero la norma exige reflejarlo.
4. Compensa los importes de IVA. En el modelo de IVA, ambos importes (soportado y repercutido) se presentan y se compensan, dejando la operación neutra.
5. Archiva la autofactura en tu contabilidad. Igual que cualquier factura recibida, es un documento obligatorio que debe estar disponible ante una posible inspección.

Contabilizar una autofactura es como un registro normal, con la única diferencia de tener que reflejar el IVA en ambos sentidos para cumplir la normativa. 

Preguntas Frecuentes

Diferencias entre una autofactura y una factura tradicional

Aunque a simple vista parecen documentos muy similares, una autofactura y una factura tradicional cumplen funciones distintas y se emiten en contextos totalmente diferentes. La clave está en quién la emite, por qué y cómo se declara el IVA.

Estas son las diferencias más importantes:

• Quién emite el documento:
  • Factura tradicional: la emite el proveedor del servicio o producto.
  • Autofactura: la emite el destinatario, es decir, quien recibe el servicio, porque la ley le obliga a asumir ese papel.
• Responsable del IVA:
  • Factura tradicional: el proveedor repercute el IVA y el cliente lo soporta.
  • Autofactura: es destinatario declara el IVA en ambos sentidos, lo autorrepercute y lo soporta.
• Motivo de emisión:
  • Factura tradicional: se emite de forma habitual en cualquier operación económica.
  • Autofactura: se usa solo en casos concretos, con la inversión del sujeto pasivo o servicios de proveedores extranjeros sin establecimiento en España.
• Numeración y registro:
  • Factura tradicional: aparece en la serie habitual de facturas emitidas por el proveedor.
  • Autofactura: debe llevar su propia serie o identificación dentro de la contabilidad del destinatario.
• Total de la operación:
  • Factura tradicional: el total incluye el IVA repercutido.
  • Autofactura: normalmente, el total coincide con la base imponible, ya que el IVA no se añade al importe a pagar.

En resumen, la diferencia fundamental es que la autofactura desplaza al destinatario la responsabilidad que normalmente tiene el proveedor. Dos documentos parecidos, sí… pero con un funcionamiento fiscal muy distinto.

Obligaciones fiscales y tributarias que se aplican a las autofacturas

Las autofacturas no son un simple trámite formal: conllevan obligaciones fiscales muy concretas que debes cumplir para que la operación esté correctamente declarada. Al asumir el papel de emisor, también asumes responsabilidades que normalmente recaerían en el proveedor.

Estas son las principales obligaciones a tener en cuenta:

• Declarar el IVA correctamente. En los casos de inversión del sujeto pasivo, debes reflejar el IVA tanto como repercutido como soportado en tu modelo de IVA (normalmente el modelo 303). Aunque el resultado sea neutro, la declaración es obligatoria.
• Incluir la operación en los libros registro. La autofactura debe aparecer en tus libros de facturas expedidas (porque la emites tú) y también en los libros de facturas recibidas (porque documenta un gasto). Todo bien atado.
• Conservar la autofactura. Como cualquier factura, debe guardarse durante el plazo legal de conservación, por si la Agencia Tributaria solicita su revisión.
• Aplicar correctamente la normativa del IVA. Es imprescindible justificar el motivo de la autofactura (inversión del sujeto pasivo, proveedor extranjero, etc.) e incluir la mención legal correspondiente en el documento.
• Declarar la operación en otros modelos, si procede. Dependiendo del tipo de operación, puede ser necesario informar en modelos informativos como el modelo 349 (operaciones intracomunitarias) u otros que resulten de aplicación.

Si cumples con estas obligaciones, el documento es perfectamente válido y no tendrás sorpresas desagradables con Hacienda.

¿Cómo se aplica el IVA en estas facturas?

El IVA en las autofacturas funciona de forma distinta a la de una factura tradicional, y aquí es donde suelen surgir las dudas. La clave está en que, en la mayoría de los casos, se aplica la inversión del sujeto pasivo, no es el proveedor quien declara el IVA, sino tú como destinatario.

En la práctica, esto se traduce en lo siguiente:

• No se paga el IVA al proveedor. El importe que abonas suele coincidir con la base imponible. El IVA no se suma al total, aunque sí debe figurar en la autofactura.
• Autorrepercusión del IVA. Tú mismo calculas el IVA correspondiente y lo declaras como IVA repercutido y, al mismo tiempo, como IVA soportado.
• Efecto neutro (normalmente). Al declararse en ambos sentidos, el IVA se compensa en el modelo 303. No supone un coste adicional, siempre que tengas derecho a la deducción.
• Tipo de IVA aplicable. Se aplica el tipo que correspondería a la operación si la hubiera facturado el proveedor: general, reducido o superreducido, según el caso.
• Mención obligatoria en la factura. La autofactura debe incluir una referencia expresa a la inversión del sujeto pasivo o al motivo por el que el IVA se autorrepercute.

El IVA en una autofactura no se paga, se declara. Y hacerlo bien es fundamental para que la operación quede correctamente reflejada ante Hacienda.

Requisitos para emitir una autofactura

Para emitir una autofactura no basta con querer hacerlo, deben cumplirse una serie de requisitos legales que justifiquen que eres tú, como destinatario, quien asume la emisión de la factura. Si no se dan estas condiciones, Hacienda puede considerar que el documento no es válido.

Estos son los requisitos principales:

• Que exista una causa legal que lo permita u obligue. La autofactura solo puede emitirse en los supuestos previstos por la normativa, como la inversión del sujeto pasivo o cuando el proveedor no está obligado a facturar.
• Ser el destinatario de la operación. Solo puede emitir la autofactura quien recibe el bien o el servicio y está obligado a declarar el IVA correspondiente.
• Identificar correctamente al proveedor. Aunque no emita la factura, el proveedor debe quedar perfectamente identificado en el documento, con sus datos fiscales.
• Emitir la autofactura en plazo. Debe emitirse dentro de los plazos establecidos para la expedición de facturas, normalmente en el momento de realizar la operación o al recibir el servicio.
• Usar una numeración y serie específica. Las autofacturas deben llevar su propia serie o, al menos, una identificación clara que las diferencie del resto de facturas.
• Incluir todas las menciones obligatorias. Especialmente la referencia a que se trata de una factura emitida por el destinatario y al motivo legal que lo justifica.

Emitir una autofactura es un procedimiento reglado, si cumples estos requisitos, el documento será válido y tu contabilidad estará perfectamente alineada con la normativa fiscal.

¿Cómo afecta el sistema SII a la emisión de autofacturas?

Si estás obligado al SII (Suministro Inmediato de Información), la emisión de autofacturas tiene algunas particularidades importantes que no puedes pasar por alto. El SII no cambia las reglas de la autofactura, pero sí la forma y el plazo en que debes informar de ella a Hacienda.

Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Plazos mucho más cortos. Las autofacturas deben comunicarse a la Agencia Tributaria en un plazo general de cuatro días naturales desde su expedición (o desde el registro contable), excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
• Doble registro en el SII. La autofactura debe informarse tanto en el libro de facturas expedidas (porque la emites tú) como en el libro de facturas recibidas (porque documenta una compra o gasto).
• Identificación específica del tipo de factura. En el envío al SII debes marcar que se trata de una factura emitida por el destinatario, indicando el tipo de operación y la clave correspondiente a la inversión del sujeto pasivo u otro supuesto legal.
• Mayor control y menos margen de error. Al comunicarse casi en tiempo real, cualquier error en la autofactura se detecta antes. Si hay fallos, tendrás que enviar la rectificación también a través del SII.

👉 Si estás en el SII, las autofacturas exigen más rapidez y precisión, pero el funcionamiento de fondo es el mismo. Simplemente, Hacienda quiere enterarse antes… y con todo bien cuadrado.

¿Te ha quedado alguna duda? Contacta con los asesores expertos de Openges, ellos te ayudarán a enfrentarte al papeleo 😎