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Cómo hacer una nómina paso a paso

24 de mayo de 2023
Cómo hacer una nómina

Si estás aquí es porque seguramente estás buscando cómo hacer una nómina y no tienes ni idea de por dónde empezar, ¿verdad? Pues tranquilo, que en este post te voy a explicar todo, ¡sin rodeos!

Sé que solo el hecho de pensar en hacer una nómina da pereza, ya que hay un montón de conceptos y cálculos que pueden volverte loco. Pero no te preocupes, con mi ayuda lo vas a entender todo como si fueras un máquina en la materia (como diría David Bisbal).

En este post voy a explicarte paso a paso cómo hacer una nómina, desde el salario bruto hasta las retenciones de IRPF, la Seguridad Social y todo lo que necesitas saber para que tus empleados reciban su dinero sin problemas. 

Y lo mejor de todo es que te lo voy a explicar de manera fácil y sencilla, sin tecnicismos ni complicaciones. Luego, serás libre de hacerlo por ti mismo o dejar que los asesores de Openges la hagan por ti. ¡Comencemos!

Qué es una nómina

La nómina es un documento que recoge toda la información sobre el salario y las retenciones que se aplican a un trabajador en un período determinado. Es decir, en la nómina se detalla cuánto dinero se le ha pagado al trabajador y cuánto se le ha retenido por conceptos como el IRPF o la Seguridad Social.

Para las empresas y autónomos como tú, la nómina es una obligación legal y fiscal, ya que está obligada a llevar un registro de los salarios y retenciones que aplica a sus trabajadores. Además, es una forma de mantener un control y una gestión eficiente de los recursos humanos de la empresa.

¿Qué se debe tener en cuenta para hacer una nómina?

Antes de hacer una nómina, existen una serie de aspectos que se deben tener en cuenta, ya que estos influirán en gran medida en el resultado final. 

Tipo de contrato

Uno de los factores a tener en cuenta antes de crear una nómina es el tipo de contrato que tiene el trabajador. Esto es fundamental, ya que no es lo mismo trabajar a jornada completa que a jornada parcial, ni tener un contrato indefinido que uno de duración determinada.

En función del tipo de contrato, se aplicarán diferentes reglas en cuanto a las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF. 

Situación personal del empleado

Es importante conocer la situación en la vida personal del trabajador. No por querer cotillear sobre su vida, sino porque el IRPF variará en función de si está casado o no y de si tiene o no hijos o personas a su cargo.

El convenio colectivo de aplicación

¿Has oído hablar sobre el convenio colectivo? Cada actividad tiene el suyo propio. Este afectará directamente al salario, complementos, horas extras y dietas. 

Por ejemplo, aunque el SMI en España sea 15.120 euros anuales, si el convenio establece que el sueldo mínimo para el puesto es 18.000 euros, deberás de cumplir con este último. 

Pagas extras

Otro concepto que deberás tener en cuenta sí o sí son las pagas extras. ¿Van a estar prorrateadas en la nómina, o vas a realizar pagas extras de navidad y verano? Esto influirá en el resultado de la nómina, así que tenlo presente. 

Categoría profesional y grupo de cotización

Estos datos son importantes porque determinan el salario base y la cotización a la Seguridad Social del trabajador. Cuanto más alta sea la categoría y el grupo de cotización, mayor será el salario base y la cotización.

Bajas

El último factor que puede influir en la nómina del trabajador es si ha estado de baja médica o de paternidad o maternidad. Durante este periodo, el trabajador puede tener derecho a prestaciones por parte de la Seguridad Social, lo que puede afectar al salario neto que percibe.

Pasos para crear una nómina

Yendo al grano, lo que te interesa es saber las partes de una nómina explicadas y los pasos para crearla. Todo ello con un lenguaje entendible y nada de florituras ni tecnicismos, ¿cierto? Pues eso mismo voy a hacer. 

Datos identificativos

Lo primero que debes incluir en una nómina son los datos personales del trabajador y los datos de la empresa o autónomo. 

  • Datos de la empresa: En este apartado se incluirá el nombre legal de la empresa, su domicilio fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización (código numérico que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna a los empresarios y otros responsables del pago de cuotas a la Seguridad Social).
  • Datos del trabajador: Aquí deberás rellenar el nombre completo del trabajador, su DNI, el Número de afiliación a la Seguridad Social, la Categoría o grupo profesional, el grupo de cotización, la fecha de antigüedad o de ingreso a la empresa y el código de contrato.
  • Periodo de liquidación: En este apartado deberás incluir el mes natural al que hace referencia dicha nómina. Aquí se incluyen la fecha de inicio, la fecha de finalización y el total de días. 

Devengos

En la sección de devengos de la nómina se recogen todos los conceptos salariales que el trabajador ha generado durante el mes trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción. 

La suma de estos conceptos conforman el salario bruto del empleado. Es importante destacar que los devengos se dividen en percepciones salariales y no salariales, lo que puede afectar a la tributación y a la cuantía final de la nómina. 

Percepciones salariales

  • Salario base: remuneración fija que recibe el trabajador por su jornada laboral.
  • Complementos salariales: retribuciones que se añaden al salario base por diversos motivos, como la antigüedad, la responsabilidad o el desempeño del trabajo.
  • Horas extraordinarias: horas trabajadas fuera de la jornada laboral ordinaria y que se pagan a un precio superior al de las horas normales.
  • Pagas extraordinarias: remuneración adicional a la mensualidad que se recibe dos veces al año, normalmente en verano y en Navidad. Por cierto, también pueden prorratearse en 12 meses.
  • Dietas y gastos de desplazamiento: compensación económica que se recibe por los gastos ocasionados al tener que desplazarse para trabajar.
  • Incentivos y bonus: retribución variable que se recibe en función del desempeño y/o los resultados obtenidos.
  • Trienios: complemento salarial que se añade al salario base después de cada tres años de antigüedad en la empresa, si así lo establece un convenio.

Percepciones no salariales

  • Indemnizaciones: compensaciones económicas que se otorgan al trabajador para compensar gastos o perjuicios sufridos.
  • Dietas y kilometraje: compensaciones económicas que se otorgan al trabajador para cubrir los gastos de manutención y transporte.
  • Prestaciones en especie: beneficios o servicios que se otorgan al trabajador, como el uso de un vehículo de la empresa o la posibilidad de utilizar una vivienda propiedad de la compañía.
  • Contribuciones a planes de pensiones: aportaciones que realiza la empresa al plan de pensiones del trabajador.
  • Gastos de formación y reciclaje: gastos que la empresa asume para formar y reciclar al trabajador.
  • Seguro médico privado: cobertura sanitaria que ofrece la empresa al trabajador.

Deducciones

Las deducciones de una nómina son los descuentos que se aplican al salario bruto del empleado para calcular su salario neto. Estas deducciones se dividen en las siguientes partes:

  • Cotizaciones a la Seguridad Social: son las aportaciones que el empleado y la empresa hacen a la Seguridad Social para cubrir contingencias como la jubilación, la invalidez o la enfermedad común.
  • Retenciones del IRPF: es la cantidad que se retiene del salario bruto del empleado para pagar el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). Esta retención depende del nivel de ingresos del trabajador y de las deducciones y reducciones que le correspondan.
  • Otras deducciones: pueden incluir descuentos por anticipos de sueldo, préstamos concedidos por la empresa, descuentos por faltas o retrasos, entre otros. Estas deducciones variarán dependiendo de las políticas de la empresa y las circunstancias individuales de cada trabajador.

Bases de cotización

¿Cómo vas hasta ahora? ¿Todo bien? Las bases de cotización pueden ser el mayor “monstruo” al que tendrás que enfrentarte dentro de la nómina. Pero tranquilo que voy a darte las armas que necesitas, y sino, siempre puedes acudir a Openges para que luche en tu lugar. 

En una nómina hay tres grupos de bases de cotización:

Base de cotización por contingencias comunes (BCCC)

Para saber cuánto se paga de contingencias comunes se deberá realizar la siguiente fórmula:

BCCC = Salario Base + Complementos salariales sujetos a cotización + el prorrateo de las pagas extras*

👉🏻 ¡Importante! No importa cómo pagues las Pagas Extras a tu trabajador. Deberán aparecer prorrateadas en este cálculo, ya que la Seguridad Social cobra mes a mes. ¡Le gusta tener el dinero cuanto antes!

Base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta

En este caso, se calcula sumando la BCCC + el valor de las horas extras realizadas.

Esta es la base de cotización usada para calcular el tanto por ciento de la base de accidentes de trabajo, desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).

Base sujeta a la retención de IRPF

Llegamos a la tercera y última. La base sujeta a la retención del IRPF es la cantidad que se utiliza para calcular el porcentaje de retención que se aplicará al trabajador en la nómina. 

Para calcularla se tienen en cuenta el total devengado y se le restan las cantidades exentas de IRPF (dietas, indemnizaciones…).

Líquido a percibir

Ya casi estamos acabando, te lo prometo. Una vez tengas definidos los devengos y las deducciones, podrás calcular el líquido a percibir por el trabajador. En resumidas cuentas, el importe que le ingresan en la cuenta. 

En este apartado deberán aparecer otros dos que deben aparecer para que la nómina quede fetén: la remuneración total (lo que le cuesta a la empresa) y los datos bancarios

Pie de la nómina

Con esto ya acabamos la nómina. En la parte inferior de la nómina deberá aparecer la siguiente información:

  • Contingencias comunes: 24,10%
  • AT Y EP: 1,50%. 
  • Desempleo: el 5,5% de la BCCC del trabajador si este tiene un contrato fijo o un 6,7% si el trabajador tiene un contrato temporal.
  • Formación profesional: el 0,6% de la BCCC del trabajador.
  • Fondo de garantía salarial: 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del trabajador.

Cómo calcular el IRPF de una nómina

Podría tirarme horas aquí intentando explicarte cómo calcular el IRPF de una nómina, pero quiero hacerte la vida más sencilla, así que te traigo la mejor solución: la calculadora de la Agencia Tributaria

Solo tienes que acceder a ella e introducir los datos que te solicita, ¡te calculará el IRPF ella solita! ¿no es increíble?

En definitiva, como verás, son muchos conceptos los que se deben tener en cuenta a la hora de realizar una nómina. Así que, si no quieres verte envuelto en un lío, lo mejor es dejar que un especialista se encargue de todo

No te la juegues y contacta con Openges para que ellos se encarguen de todo.

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