Cómo hacer un presupuesto | Paso a paso fácil

Teniendo un negocio, seguro que más de una vez te ha tocado hacer un presupuesto para un cliente 🙄

En principio es sencillo, pero recuerda que un presupuesto es un documento vinculante que debes respetar ante tu cliente. Por eso debes de hacerlo bien.

Aquí te dejo un paso a paso fácil y sencillo sobre cómo hacer un presupuesto para que tu oferta sea clara, con los números bien cerrados y condiciones que te protejan.

¿Para qué sirve un presupuesto?

Un presupuesto es una oferta detallada y por escrito de un producto o servicio donde se explica cómo va a ser la operación, lo que se ofrece, las condiciones y el precio.

No es una factura ni tampoco un pedido. Es una propuesta firme que haces al cliente y que este puede aceptar o no.

Un presupuesto tiene tres funciones clave y muy prácticas:

• Dejar todo por escrito: lo que se va a hacer o vender, el precio y las condiciones en las que se ejecutará la operación.
• Definir tus obligaciones y proteger tus derechos como proveedor/vendedor (y también los del cliente), evitando malentendidos y conflictos.
• Dar confianza e imagen de profesionalidad a los clientes que ayuda a convertir ventas y a asegurar cobros.

Además, elaborarlo te permite calcular márgenes, repasar los detalles y poder mostrar al cliente el porqué de la propuesta.

¿Por qué un presupuesto es vinculante?

Cuando tú presentas la propuesta formal mediante el presupuesto y el cliente lo acepta, automáticamente se convierte en un acuerdo obligatorio que compromete a las dos partes:

• Vendedor: a cumplir lo ofertado en los términos y precios pactados.
• Cliente: a colaborar y realizar el pago en las condiciones pactadas.

Por eso es tan importante dejar claro el objeto de la operación, el precio, los plazos, etc.

Eso sí, al igual que el presupuesto es la oferta está por escrito, la aceptación también tiene que ser por escrito, con la firma o sello del cliente.

Entonces, el presupuesto se convierte en algo así como un contrato con validez legal, ya que, si alguna de las condiciones allí pactadas se incumple al formalizar la operación, la parte afectada puede reclamar.

Datos obligatorios de un presupuesto

Los datos que sí o sí deben estar en el presupuesto son prácticamente los mismos que los de una factura. Pero no olvides que no son lo mismo.

1. Tus datos: nombre/razón social, NIF, domicilio y contacto (email/teléfono).
2. Datos del cliente: nombre/razón social (empresa), NIF (autónomo), domicilio y contacto.
3. Número y fecha del presupuesto: la numeración y la serie correlativa deben ser correlativas (PR-2026-0001…) y fecha de emisión.
4. Descripción y alcance de lo presupuestado: lo qué vas a hacer (servicio) o entregar (producto), explicando con detalle las partidas, unidades, horas, materiales, etc. indica qué entra y lo que no.
5. Precios unitarios, cantidades y subtotales (por línea), de cada concepto (producto o servicio) presupuestado.
6. Impuestos: tipo de IVA aplicable y cuota. Si eres profesional y tu cliente es empresa/pro, incluye retención de IRPF (7% inicio / 15% general).
7. Total: base imponible + IVA − retención (si procede).
8. Condiciones: validez del presupuesto (p. ej., 30 días), plazos de ejecución/entrega, forma de pago (adelanto, hitos, saldo), garantías y exclusiones.
9. Aceptación: cómo se acepta, con firma o sello del cliente, indicando la fecha o mediante aceptación expresa por email. Una vez aceptado, el presupuesto vincula a ambas partes.

¿En qué se diferencian un presupuesto de una factura?

Entonces, si un presupuesto a primera vista parece un calco de la factura ¿en qué se diferencian?

• En el encabezado tiene que aparecer claramente el nombre del documento, en este caso PRESUPUESTO. Y si es factura, pues FACTURA
• El presupuesto tiene validez contractual cuando el cliente lo acepta por escrito. La factura tiene validez en cuanto se genera (correctamente).
• El presupuesto es solo una propuesta y no devenga impuestos. La factura sí y por ello debe incluir menciones obligatorias en casos de excepción tributaria.

Cláusulas adicionales de un presupuesto

Dentro del presupuesto, en la descripción, la forma de pago, condiciones, puedes incluir algunas cláusulas para protegerte. Además, aportarlas mejora tu imagen de marca mostrando seriedad y profesionalidad.

Estas son las cláusulas más comunes:

• Validez: “Este presupuesto es válido durante 30 días desde su fecha.”
• Alcance y extras: “Cualquier trabajo fuera del alcance se valorará en un presupuesto adicional.”
• Revisiones: “Incluye 1 ronda de cambios. Rondas extra: X €/h.”
• Pago: “50% al aceptar y 50% a entrega mediante transferencia (IBAN…).”
• Cancelación: “Si el cliente cancela tras la aceptación, se abonarán los trabajos realizados y gastos incurridos.”
• Propiedad/entregables: “La propiedad de los entregables pasa al cliente una vez abonado el total.”

Puedes incorporarlas dentro del bloque de condiciones, o dentro del que consideres pertinente (descripción, identificación…).

Estructura de un presupuesto

 Físicamente la estructura del presupuesto también es similar al de la factura. Lo que hacemos es trasladar los bloques de datos a un documento de manera ordenada.

	PRESUPUESTO	PR-2026-0001	Fecha:	dd/mm/aaaa
				Validez oferta:	7/15/30 días
	Proveedor:	[Nombre · NIF · Domicilio · Email/Tel.]
	Cliente:	[Nombre · NIF (si empresa/autónomo) · Domicilio · Email/Tel.]
	ALCANCE
	Incluye:          [partidas/entregables concretos]
	No incluye:   [exclusiones o extras]
	DESCRIPCIÓN
	Producto/Servicio		Unid.	Precio	Subtotal
	------------------------------------------------------------------------------------------------------------
	[Partida 1]		[  ]	[  € ]	[  € ]
	[Partida 2]		[  ]	[  € ]	[  € ]
	------------------------------------------------------------------------------------------------------------
					[  € ]
			BASE IMPONIBLE	[21%/10%/4 %]	[  € ]
			IRPF (autónomos)	[15%/7 %]	[ - € ]
			TOTAL PRESUPUESTO		[  € ]
	CONDICIONES
	Plazos:	para la entrega o ejecución: días / periodo /fechas
	Forma de pago:	método y fechas de pago
	Garantía:	devolución, reparación, …
	Aceptación:	firma o sello con fecha / email “acepto”

Cómo hacer un presupuesto fácil

Lo “difícil” de hacer un presupuesto no es colocar los datos en el documento, ponerlos de forma clara y que quede incluso bonito. 

Lo complicado es realizar bien todos tus cálculos para que no te quedes corto y sea una oferta atractiva para tu cliente.

Es lo mismo que tienes que hacer cuando pones precio a tus productos o servicios, aunque ya sabes que cuando es un presupuesto personalizado para tu cliente vas a tener que revisarlos nuevamente según lo que te pida.

Estos son los pasos para calcularlo bien.

1) Enumera cuales son todos tus costes directos (CD)

El coste de todo aquello que forma parte de ese producto o servicio: los materiales, las horas de trabajo, subcontratas, logística, etc. En resumen, los consumibles.

En el caso de los servicios, como el de consultoría, la fórmula rápida de calcular el coste es: -Horas de trabajo estimadas × Tarifa/hora.

2) Añade costes indirectos (CI) proporcionales

Estos son los costes generales de tu negocio que también tienen que cubrir tu trabajo de forma prorrateada: alquiler, software, amortizaciones de equipos o maquinaria, administración, etc. 

No influyen directamente sobre tu producto o servicio, pero sin ellos no podrías desarrollar tu actividad.

Para hacerlo de una forma simplificada, puedes aplicar un porcentaje de recargo sobre los costes directos (ej. 10–20%).

3) Suma un colchón de imprevistos (IMP)

Esto es el “para por sí”, porque, aunque nunca te haya pasado, siempre puede suceder algún imprevisto. Para cubrirlo, te recomiendo añadir entre 5–10% de los costes totales según riesgo (cambios de última hora, desplazamientos extra, subidas de precio).

De esta forma tu sigues cubriendo tus costes, sin necesidad de darle un disgusto al cliente con costes añadidos (si no quieres perder dinero).

4) Define tu margen (M)

Esto es lo que quieres ganar antes de impuestos, tu margen de beneficios. Lo que se hace es fijar un porcentaje objetivo sobre los costes (incluido el colchón). El margen varía según el sector y tu situación: 25%–40%.

¡Ah! Y si eres de los que hace descuentos, promociones, etc. asegúrate de que, aún haciéndolos te queda cierto margen, por mínimo que sea, para no incurrir en pérdidas.

5) Calcula la base del presupuesto (BASE)

Cuando tienes calculado lo anterior, el importe del presupuesto antes de impuestos se calcula así:

BASE = (CD + CI + IMP) × (1 + M)

6) Aplica impuestos y retenciones

Después detalla los impuestos y retenciones que te correspondan y refléjalo claramente en el presupuesto:

• IVA: 21/10/4% el tipo varía según lo que vendas.
• IRPF (sólo autónomos): −15% o −7% (nuevo autónomo).

7) Revisa rentabilidad por hora

Es un control final para asegurarte de que al final de todos los cálculos, sobre todo si lo haces muy ajustado para tu cliente, te sigue compensando.

Para verlo rápidamente solo tienes que ver si el total es igual o mayor a lo que te costaría en horas toda la operación: horas de preparación, de trabajo efectivo, comunicación y reuniones (si procede), revisiones, atención postventa y garantías, etc. 

Es decir, desde que empiezas con el cliente hasta que termina todo el servicio.

Rentabilidad/h = (Base presupuesto ÷ horas totales empleadas)

💡 Si la rentabilidad por hora supera tu tarifa mínima, adelante. Pero si es menor, tienes que revisar costes y márgenes, y recalcular el presupuesto.

8) Incluye las condiciones que te protejan

Ya que el presupuesto es un documento vinculante, debes de asegurarte que todo está atado y bien atado, como:

• La validez de la oferta, porque no puede ser eterna.
• La forma de pago: el método, si se adelanta un porcentaje o se deja una señal como compromiso/fianza, etc.
• Lo que está incluido y lo que no: nº de revisiones, sustitución, recambios… Si los precios sujetos a revisión si cambian costes de proveedor
• Posibles penalizaciones por cancelación del cliente o compensación si es por tu parte a no ser que sea por causas justificadas o de fuerza mayor (definir).

Cómo hacer un presupuesto: ejemplo

Imagina que eres freelance y tienes que presupuestar el diseño para un flyer de publicidad, tamaño A5 para una empresa de café. El presupuesto incluye el diseño gráfico, redacción y una ronda de cambios.

Estos son los tus costes:

COSTES DIRECTOS	Precio hora	35€
Fotos stock / licencias	20€
COSTES INDIRECTOS	Alquiler oficina, luz, equipos…	12% sobre los costes directos
IMPREVISTOS	Cambios de especificaciones, retraso del cliente en la entrega de información	8% del coste total
MARGEN		30% del (costes + imprevistos)

El trabajo tiene una duración total estimada de unas 10 horas. 

Estos son los cálculos:

Costes directos: (10h x 35€) + 20€ = 370€

Costes indirectos: (370€ x 12%) = 44,40€

Imprevistos: (370€ + 44,40€) x 8% = 33,15€

Margen: (370€ + 44,40€ + 33,15€) x 30% = 134,27€

Total base del presupuesto: 370€ + 44,40€ + 33,15€ + 134,27€ = 581,82 €

El importe antes de impuestos de tu presupuesto será de 581,82€.

La propuesta que le harás llegar a tu cliente en el presupuesto será: 

	PRESUPUESTO	PR-2026-0001	Fecha:	12/02/2026
				Validez oferta:	30 días
	Proveedor:	Alberto López (Autónomo) · NIF 12345678A · C/ Gran Vía 123, 28013 Madrid
		Email/Tel.: alberto@ejemplo.com · 600 000 000
	Cliente:	Café Norte, S.L. · NIF B12345678 · C/ Plaza 5, 28014 Madrid
		Email/Tel.: proveedores@cafenorte.es · 910 000 000
	PROYECTO:  Flyer Café Norte
	Incluye:    Diseño y maquetación de flyer A5, copy breve y 1 ronda de cambios.
	No incluye: Impresión, compra de imágenes premium adicionales, más de 1 ronda de cambios.
	DESCRIPCIÓN
	Producto/Servicio		Unid.	Precio	Subtotal
	------------------------------------------------------------------------------------------------------------
	Diseño y maquetación de flyer A5.	1	561,82 €	561,82 €
	Copy
	1 ronda de cambios
	Licencias/fotos de stock	1	20,00 €	20,00 €
	------------------------------------------------------------------------------------------------------------
	BASE IMPONIBLE				581,82 €
	IVA			[21%]	122,18 €
	IRPF (autónomos)			[15%]	-87,27 €
	TOTAL PRESUPUESTO				616,73
	CONDICIONES
	Plazos:	Entrega en 7 días naturales desde la recepción de materiales.
	Forma de pago:	50% al aceptar y 50% a la entrega mediante transferencia
		IBAN indicado en factura.
	Garantía:	1 ronda de cambios incluida.
		Los ajustes adicionales se presupuestan aparte.
	Aceptación:	Firma/sello con fecha o email con el texto “Acepto PR-2026-0001”.

Un buen presupuesto es tu mejor argumento de venta y también una protección para tu negocio. 

Cuando tienes todos los datos bien puestos, el alcance es claro y los números están cerrados, te evitas sustos, cobras sin dramas y creas clientes satisfechos.

Si tienes alguna pregunta o quieres una ayuda, no dudes en acudir a profesionales, como Openges, que te asesoren y te faciliten tus gestiones comerciales.