¿Cuáles son los datos necesarios para una factura?

12 de noviembre de 2025

Tabla de contenidos

Datos obligatorios que tienen que tener cualquier factura
Datos obligatorios en una factura electrónica
Ejemplo de factura con los datos obligatorios
¿Qué pasa si falta algún dato o son incorrectos?
Consejos para no olvidar ningún dato obligatorio

A la hora de hacer una factura, sabes que no basta con poner el concepto y el importe de la operación, hay que especificar algo más. Si faltan los datos necesarios para una factura puede ser no válida y que Hacienda te la líe.

Hoy te cuento cuáles son los datos imprescindibles que debes tener en cuenta para emitir tus facturas y, también, para recibirlas.

Algunas te parecerán de Perogrullo, pero otras quizás te sorprendan 🙄

Datos obligatorios que tienen que tener cualquier factura

Da igual que seas autónomo, pequeño empresario o un magnate del petróleo. Cada factura que emitas (y que recibas) tiene que tener unos datos obligatorios que se exigen y especifican en el Real Decreto 1619/2012.

Así que más vale que los tengas todos para que no te invaliden la factura y tengas problemas.

Atento a la siguiente tabla que te he preparado a modo checklist para comprobar que lo estás haciendo todo correctamente. Y si no, corregirlo.

Tipo de dato	Qué poner y cuándo
Identificación de la factura, número y serie	Si es una factura ordinaria, simplificada, rectificativa, etc. Numeración correlativa (sin huecos). Puedes usar series distintas por actividad/centro/cliente si lo necesitas. La serie será obligatoria para: Distinguir las facturas rectificativas respecto a las facturas normales. Cuando las facturas las emite el propio destinatario o un tercero, en lugar de hacerlo tú. Cuando son facturas de adjudicatarios en ejecuciones forzosas (por procedimientos administrativos o judiciales)
Fecha de expedición	El día en que emites la factura.
Fecha de la operación	Si es distinta de la fecha de expedición (p. ej., prestas un servicio en octubre, pero lo factura en noviembre).
Nombre/razón social (emisor)	Si eres autónomo, tu nombre y apellidosSi eres empresa, es la denominación social tal cual consten en alta censal.
NIF (emisor)	Es obligatorio siempre: DNI/NIE con letra, o NIF-IVA si aplica en UE.
Domicilio (emisor)	El domicilio fiscal (o a efectos de facturación si difiere).
Nombre/razón social (destinatario)	Es obligatorio en factura completa. En la simplificada no siempre. Pero si el cliente quiere deducir IVA, entonces sí.
NIF (destinatario)	Es obligatorio si el cliente es empresario/profesional, en operaciones intracomunitarias, cuando hay inversión del sujeto pasivo o cuando la norma lo exija.Para particulares, solo si lo piden y si procede.
Domicilio (destinatario)	Si la factura es la normal (completa), se incluye el domicilio del cliente.Si es la simplificada y el cliente la quiere deducir, también tienes que ponerlo.
Descripción de la operación	Es lo qué vendes o los servicios que prestas.Tienes que detallar el concepto, el período y las unidades.
Precio unitario y descuentos	Hay que especificar el precio por unidad.Si aplicas descuentos antes de impuestos también debes indicarlos.
Base imponible	Es el total de la operación después de los descuentos y antes de aplicar los impuestos. Si tienes varios tipos de IVA, tienes que desglosar por bases.
Tipo(s) de IVA	21%, 10% o 4% (según proceda). Cuando hay varios, tienes que poner cada uno frente a su base.
Cuota(s) de IVA	El importe del IVA para cada base/tipo.
Importe total	Es la suma final que se debe pagar: Base + IVA − retención
Retención de IRPF(autónomos)	Solo tienes que hacerlo si eres profesional y tu cliente es empresa u otro profesional. Tienes que indicar la base, el tipo (15% general, 7% inicio) y el importe retenido (que se resta al total a pagar).
Menciones obligatorias cuando apliquen	Tienes que escribir literalmente según proceda: “Operación exenta según artículo “…” de la Ley de IVA o de la Directiva 2006/112/CE o la indicación que determine que esa operación está exenta”. “Inversión del sujeto pasivo”.“Facturación por el destinatario”.“Régimen especial…” al que se acoge (REBU, agencias de viaje, etc.).
Moneda e idioma (si no es habitual)	Puedes facturar en otra moneda (indica tipo de cambio si procede) y en otro idioma siempre que garantice su legibilidad.Hacienda puede pedir traducción.

Hay otros campos que son muy útiles para la gestión de la factura, pero no obligatorios:

El método de pago, en donde indicas cómo se puede hacer, es decir, por transferencia, en efectivo, bizum, etc. También si el pago se debe realizar a la vista o en un periodo determinado.
El estado del cobro, es decir, si está pagado en caso de haberse hecho por adelanto, o pendiente en el momento de la emisión.

Cuando lo ves así parece un listado interminable, pero es lo que tienen todas las facturas. Lo que pasa es que, hasta ahora, aunque lo vieras no te habías parado a pensar en ello, ¿verdad?

Datos obligatorios en una factura electrónica

Como sabes, estamos a un paso de empezar a trabajar oficialmente con la factura electrónica y necesitas saber cómo te va a afectar eso en tu día a día.

Tranquilo, porque respecto al contenido obligatorio de las facturas no va a cambiar. Así que tienes que seguir cumpliendo con todos los datos obligatorios de la checklist del punto anterior.

Lo que sí cambia es el formato en el que se crea la factura. Por eso, esos añadidos de los que te hablo, son los requisitos técnicos que tiene que incluir la factura electrónica para asegurar la autenticidad, la integridad y trazabilidad y el uso de software conforme.

Esto es lo que te van a exigir:

Tener un software conforme (SIF): tu programa de facturación tiene que cumplir con el nuevo reglamento de la factura electrónica y sus especificaciones técnicas.

Garantizar que los registros sean “a prueba de borrados”, es decir que una vez emitida la factura no se pueda modificar de ninguna forma.
Poder establecer la trazabilidad de las facturas. Cada factura tiene que generar un registro encadenado y dejar huella de todo lo que se hace con ella (altas, anulaciones, rectificaciones), para que se pueda hacer un seguimiento.
La autenticidad e integridad de las facturas, para poder demostrar quien las emite y su veracidad. Esto se hace mediante la firma electrónica con un certificado digital válido.
Tener un formato estructurado: el formato de la factura electrónica no es libre como antes (Word o PDF), sino que tiene que hacerse en un formato predefinido que puedan leer los ordenadores, como EDI o XML (Facturae) y realizar el intercambio electrónico de datos a través de los medios admitidos.
Tener controles de gestión, es decir, datos adicionales (metadatos y campos estructurados) para facilitar la gestión y el routing. Por ejemplo, el Código DIR para la administración pública.
El consentimiento expreso del cliente para recibirla así, en formato electrónico. La normativa hace esto obligatorio para las operaciones B2B.
Cumplir con la opción VERIFACTU para que el software pueda remitir tus registros a la AEAT de forma directa e inmediata (si eliges ese modo).
La exportación y conservación de los ficheros. Las facturas electrónicas tienen que ser exportables en los formatos estándar y ser almacenadas y conservadas de manera segura el tiempo que la ley exige (de 4 a 6 años).

Ejemplo de factura con los datos obligatorios

Una vez que ya sabes todos los datos que contiene una factura, es más fácil entenderla y darte cuenta que las cosas no se ponen “porque sí”.

Este es el ejemplo de lo que sería el formato de una factura muy sencilla, respecto a los datos obligatorios.

IDENTIFICACIÓN FACTURA				FACTURA	ORDINARIA
	Factura Nº	2025 / 001		Fecha Expedición	Fecha Operación
DATOS EMISOR (VENDEDOR)	Razón Social	Diseño Web S.L.		10 / 11 / 2025	05 / 11 / 2025
	NIF/CIF	B-12345678
	Domicilio Fiscal	C/ Inventada 10, 28001 Madrid
	CLIENTE
DATOS RECEPTOR	Razón Social	Panadería El Trigal, S.A.
	NIF/CIF	A-87654321
	Domicilio Fiscal	Plaza Ficticia 5, 08010 Barcelona
DESCRIPCIÓN Y CÁLCULO	Cantidad	Descripción Servicio/Producto	Precio Ud.	Total
	1	Diseño y programación de página web corporativa	1.000,00€	1.000,00€
IMPUESTOS Y TOTAL				Total	1.000,00€
				IVA (21%)	210,00€
				TOTAL A PAGAR	1.210,00€
DATOS ADICIONALES	Forma de Pago	Transferencia a 15 días.
	C/C Bancaria	IBAN ES12 3456 7890 1234 5678 9012
	Observaciones:	Referencia de Pedido ACX-2026-014

¿Qué pasa si falta algún dato o son incorrectos?

Lo primero que va a ocurrir es que la factura no es válida ni para el cliente y mucho menos para Hacienda. Así que, te va a tocar arreglarlo para evitar las siguientes consecuencias:

La queja del cliente porque no va a poder contabilizarla correctamente, ni deducirse el gasto ni el IVA, con lo que te va a exigir la rectificación. Esto no solo daña tu imagen de marca, sino que también genera desconfianza e incluso la pérdida del cliente si no lo corriges a tiempo.
Problemas contables porque la contabilidad no va a ser correcta ya que, si la factura tiene errores de cálculo, provocará descuadres, periodificaciones incorrectas, rectificación de asientos al rehacer la factura, etc.
Problemas fiscales con la AEAT con respecto a la liquidación de impuestos y tendrás que hacer declaraciones complementarias.
Sanciones económicas e inspecciones, por cometer infracciones como no cumplir las normas o hacer la liquidación de impuestos mal.

Consejos para no olvidar ningún dato obligatorio

Para asegurarte de que a tus facturas no les falta ningún dato obligatorio, ten en cuenta los siguientes tips:

Utiliza un programa de facturación actualizado con la normativa de la ley Crea y Crece, el reglamento de la factura electrónica y adaptado a VeriFactu.
Utiliza siempre una plantilla fija y personalizada para tu negocio. Así te asegurarás que todas tus facturas tendrán la misma estructura para todos los clientes.
Mantén actualizada la base de datos de tus clientes
Antes de emitir la factura, asegúrate de tener a mano todos los datos de facturación que necesitas para cada cliente: lo que han pedido, las cantidades, los descuentos si tienen, las fechas de cuando se hace, etc.
Hazte una checklist o utiliza la tabla que te mostré al principio para que no se te escape nada.

Y, sobre todo, ante cualquier duda, consulta a un profesional de confianza como Openges que te ayude a tenerlo todo organizado y perfectamente estructurado, para no volverte loco con el papeleo 😜