Cuándo es obligatoria la factura electrónica para autónomos

La factura electrónica tiene muchos autónomos con el ceño fruncido. Y no es para menos, porque todavía hay quien sigue fiel al papel, bolígrafo en mano, como si el siglo XXI no hubiera llegado a la facturación.

Pero tranquilo, que no cunda el pánico. Vamos a ver qué cambia con la nueva factura electrónica, cómo y cuándo tendrás que adaptarte… y, sobre todo, cómo sobrevivir al proceso sin perder la paciencia 😅

Para quién será obligatoria

Puede que para muchos sea desconocido, pero la factura electrónica ya era obligatoria desde 2015 para cualquier empresa que le facture a un organismo público .

Eso sí, para esta obligatoriedad va a depender de dos cuestiones :

• La forma jurídica del proveedor . Si es autónomo o si se trata de una sociedad.
• Importación de la factura . Hay que destacar que algunas administraciones no exigen factura electrónica cuando el importado se encuentre por debajo de 5.000 euros con IVA incluido.

Cuándo será obligatoria

La Ley lo deja claro: todas las empresas y autónomos tendrán que emitir y enviar facturas electrónicas cuando hagan negocios entre ellos.

Hasta ahora, solo era obligatorio si el cliente era una Administración Pública, pero con la Ley Crea y Crece, eso cambia. Se dio un plazo de seis meses desde su publicación para definir los requisitos, pero el reglamento tardó bastante más. El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor el 20 de abril de 2026.

Además, desde 2017, las empresas que facturan más de 6 millones de euros ya tienen que los datos de sus facturas a Hacienda casi en tiempo real (el llamado SII) para evitar el fraude fiscal.

¿Y cuándo será obligatorio para todos? a hay calendario oficial. La Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026 y en vigor desde el día siguiente, activó los plazos. La factura electrónica entre empresas será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para las que tengan un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos. Así que, si aún no ha dado el salto digital, todavía tienes algo de margen…

Eso sí, un PDF enviado por correo no valdrá. La factura electrónica obligatoria entre empresas tendrá que estar en un formato estructurado, como Facturae o UBL. La Agencia Tributaria ofrecerá una solución pública gratuita, que estará disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación.

Ventajas de la factura electrónica

La factura tradicional en papel es lo que se ha utilizado siempre y lo que parece bueno y seguro para la empresa.

Sin embargo, los beneficios de la factura electrónica son los siguientes:

• Los ciclos de tramitación de las facturas son más cortos .
• La gestión de cobro se podrá hacer antes también.
• Menos errores humanos.
• Reducción de costes de impresión y envío.
• Acceso rápido, fácil y ágil a las facturas.
• Menos espacio necesario para almacenamiento.
• Mejor servicio al cliente .
• Respetuoso con el medio ambiente.
• Facilita la lucha contra el fraude .
• Mejora la gestión empresarial.
• Contribuir a la modernización de la economía y el desarrollo de la Sociedad de la Información.

Cómo hacer una factura electrónica

Para aprovechar todas las ventajas de la factura electrónica, hay que ponerse manos a la obra y empezar a emitirla. Y para eso, tienes dos opciones:

1️⃣ La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria. Diseñado para autónomos y pymes, permite crear facturas y enviarlas automáticamente a Hacienda en modo Verifactu. Así, cumples con tus obligaciones fiscales sin complicaciones y con la garantía de que todo está verificado. Pero ojo, no tiene límite de facturas, pero solo emite facturas completas con un destinatario identificado (nada de tickets) y hay que hacerlas una a una. Está en la Sede electrónica desde octubre de 2025.

2️⃣ Tu software de facturación de confianza , siempre que esté adaptado a la normativa. Si ya usas un programa, lo más probable es que solo necesites actualizarlo para cumplir con los nuevos requisitos.

Eso sí, no confundas Verifactu con la factura electrónica entre empresas. Verifactu regula el programa con el que facturas y será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para los autónomos. La factura electrónica B2B regula el formato y el envío de la factura entre empresas, con su propio calendario. Son dos obligaciones distintas y tendrás que cumplir las dos.

Ahora que tienes claro el "cómo", vamos a ver los pasos para emitir tu factura electrónica:

El número de la factura electrónica y la fecha de emisión

Algo clave que debes tener en cuenta: los números de factura dentro de cada serie deben seguir un orden correlativo . Nada de saltos ni números misteriosamente desaparecidos.

La fecha de emisión es simplemente el día, mes y año en que envías la factura a tu cliente. Si facturas a otro autónomo o empresa, tienes hasta el día 16 del mes siguiente para hacerlo.

Y ojo , porque la fecha de emisión no tiene por qué ser la misma que la fecha en la que entregaste el producto o o prestaste el servicio. Así que, no te preocupes si no cuadran al milímetro. 

Los datos fiscales del emisor y del cliente.

Hay que incluir obligatoriamente los datos del emisor y del receptor, que son los siguientes :

• Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal del emisor .
• Los datos fiscales del destinatario , nombre y apellido o razón social, NIF y domicilio fiscal.

No se debe confundir la razón social con el nombre comercial.

La descripción del producto o servicio.

Para que la Agencia Tributaria no te mire con lupa, es fundamental detallar bien el producto o servicio en la factura . Cuanto más claro, mejor.

No basta con poner “servicio prestado” o “producto vendido” (aunque suene tentador). Debes especificar el número de unidades y el precio de cada una. Así todo queda bien atado y sin margen para dudas… ni sorpresas.

Los impuestos

Este apartado tiene dos protagonistas : el IVA y el IRPF. 

• El IVA : En la factura debes indicar el tipo que se aplica (21%, 10% o 4%, según el producto o servicio) y la cantidad que corresponde al impuesto. Básicamente, se calcula aplicando el porcentaje a la base imponible.
• El IRPF : Aquí la cosa cambia un poco. Solo deben incluir retención aquellos autónomos que facturen a otros autónomos o empresas y cuya actividad sea profesional o artística. Al igual que con el IVA, debes indicar el tipo de retención y la cuota correspondiente.

Eso sí, recuerda la regla de oro: el IVA se suma a la base imponible y el IRPF se resta. Así que cuidado con los cálculos, que Hacienda no perdona. 😉

El importe total

Por último, en la factura debe aparecer una importación total, que es lo que va a pagar el cliente.

Esa importación total debe aparecer desglosado de la siguiente manera:

• La importación total sin IVA ni retención  de IRPF.
• La importación total que vas a cobrar , incluyendo el IVA y el IRPF.

Otros datos adicionales obligatorios

Además de todos los datos que hemos mencionado anteriormente, en algunos casos la Agencia Tributaria exige alguna información extra.

Se da en las siguientes situaciones :

• Actividades exentas de IVA.  Tendrás que indicarlo expresamente en la factura.
• Regímenes especiales del IVA , como el del Recargo de Equivalencia o el de Criterio de Caja. Cuando la factura la emite el cliente, se especificará que la facturación la hace el destinatario y si el sujeto pasivo del impuesto es el cliente, debe anotarse la fórmula “inversión del sujeto pasivo”.

Sanciones por no hacerla correctamente

No cumplir con la obligación de emisión de facturas electrónicas puede acabar en sanciones. Todavía no se exige, porque la obligación entre empresas llega en 2027 y 2028. El Real Decreto 238/2026 no fija multas propias y el incumplimiento se sancionaría por el régimen general de la Ley General Tributaria.

Además, si se utiliza un programa de facturación que no cumpla la normativa de Verifactu, podría enfrentarse a multas adicionales de hasta 50.000 euros por ejercicio.

La factura electrónica para autónomos será obligatoria para la mayoría a partir del 6 de octubre de 2028, y Verifactu llegará antes, el 1 de julio de 2027, así que mejor irse preparando. Puedes optar por la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, o seguir con tu software de facturación habitual, siempre que esté adaptado a la normativa.

Si te surgen dudas o no quieres complicarte con tecnicismos, los profesionales de Openges están ahí para echarte una mano y ayudarte a encontrar la mejor solución para tu negocio. ¡Más fácil, imposible! 😉