Contabilizar facturas pendientes de emitir paso a paso

Seguro que alguna vez te ha pasado algo parecido a esto: entregas un pedido o terminas un trabajo, pero no emite la factura en el momento. Y claro, cuando llega el final de mes, tienes un montón de facturas pendientes de emisión.

En contabilidad hay una forma de llevar esto al día para que, si se te olvida emitir alguna factura a tiempo, lo tengas todo bien anotado y no se te descabalen las cuentas después.

Coge papel y lápiz y apunta, que te voy a contar cómo tienes que contabilizar las facturas pendientes de emisión paso a paso de manera muy sencilla 🤓

¿Qué es una factura pendiente de emisión?

Las facturas pendientes de emisión son esas ventas o servicios que ya has realizado, pero que aún no has facturado. Es decir, el ingreso está generado, pero te falta dar el “papelito” al cliente para que te pague.

En contabilidad, ya sabes que el principio del devengo dice que se tienen que registrar los ingresos cuando se generen, dentro de su período, y luego ya, si eso, vendrá la factura y el cobro.

Esta situación suele ser habitual cuando:

• Hay retrasos en la emisión de facturas al final de mes, de trimestre, o incluso de año. Por ejemplo, termina un trabajo el 29 de junio y al final la factura se emite en julio.
• Se realizan servicios continuos, pero se facturan de forma periódica. Por ejemplo, estás haciendo ventas a lo largo del mes, pero tu proceso de facturación es a día 30.
• Se emiten facturas agrupadas o resúmenes de trabajos realizados. Es cuando a tienes con un cliente varios trabajos y lo juntas todo en una sola factura.
• Se quiere anticipar el cierre contable sin esperar a tener todas las facturas emitidas. Es muy frecuente en el cierre de año, cuando todo el trabajo se acumula y tienes que cerrar a una fecha fija.

De esta manera, aunque te pille el toro de la facturación, Hacienda no te podrá medir “la cornada”.

¿Qué cuentas contables hay que tener en cuenta?

Ya sabes que, si vas a dejar la factura pendiente de emisión, lo primero es registrar el ingreso. Para ello, te voy a explicar qué cuentas contables van a entrar en juego.

Cuanto contabilizas un ingreso devengado no facturado, intervienen principalmente 3 cuentas:

• Clientes o deudores (grupo 4) que es quienes te deben el dinero por la venta o el servicio.
• Ventas o prestación de servicios (grupo 7) donde se reconoce y se recoge el ingreso.
• Hacienda (grupo 4) que es donde se refleja el impuesto que devenga la operación de venta

Hasta aquí todo parece como siempre, aunque al no existir factura, la cuenta del cliente va a ser una específica para este caso.

El IVA se genera en el momento de se produce el ingreso, independientemente de cuando se emite la factura. Por eso hay que contabilizar ingreso e IVA al mismo tiempo.

Dicho esto, lo siguiente es ver cómo funcionan las cuentas del asiento que vas a hacer.

Clientes, facturas pendientes de formalizar (4309)

La cuenta 4309 es específica para contabilizar los ingresos que aún no tienen su factura correspondiente.

Pertenece al subgrupo (430) clientes, pero ajustándolo a esta circunstancia especial en la que el trabajo está hecho, pero la factura aún no ha salido.

Un ingreso pendiente de facturar es un activo y, por tanto, un derecho de cobro frente al cliente. La cuenta (4309) es la que lo reconoce e indica que el cliente tiene una deuda contigo, hasta que se formalice la factura.

Este apunte se mantendrá “vivo” hasta que emitas la factura. Entonces es cuando tendrás que darlo de baja, para que evitar que se dupliquen los ingresos:

• Por la generación de ingresos (provisión). 
• Por la contabilización de la factura.

En principio, cuando emite la factura se da de baja la (4309) contra la cuenta de clientes (430) por el mismo importado que originó la operación. No obstante, podrían darse 2 casos:

• Se factura solo una parte y se deja pendiente otra, con lo que se daría de baja solo la importación de la factura emitida. El resto continúa en la 4309 hasta que se emite la siguiente factura.
• La factura final es de menor importación. En este caso, se da de baja el total, pero:

Se trata de una cuenta de rectificación de ingresos porque, al final, el ingreso que se dio no se ha producido.

Además, así deja un rastro contable que pueda explicar el ajuste ante una inspección.

Un punteo final. La cuenta 4309 se utiliza cuando se trata de clientes habituales. En el caso de que fuera un cliente puntual o esporádico, se utilizará la cuenta (440) deudores.

En cualquier caso, cuando tengas que hacer este tipo de asientos tienes que tener un cuidado y control exquisitos porque influye directamente en el saldo de deudores del balance.

Ventas (700) y Prestación de servicios (705)

Estas son las dos cuentas del grupo 7 ventas e ingresos que recogen entradas de dinero y beneficios por tu actividad.

• (700) Ventas de mercaderías: cuando lo que entregas son productos o bienes materiales.
• (705) Prestación de servicios: cuando tu actividad consiste en ofrecer un servicio, asesoría, mantenimiento, formación, etc.

Estas son, sin duda, las cuentas favoritas de cualquier negocio porque siempre son buenas noticias para nuestras arcas. 

Pero ante todo hay que ser prudentes y seguir el principio del devengo: registrar el ingreso cuando se genera, que es cuando adquiere el derecho. No cuando se cobre o se emite la factura.

Por eso en el asiento de facturas pendientes de emisión, la 700 o 705 se coloca en el “haber”, para reconocer el ingreso en el periodo contable que le corresponde, aunque la factura y el dinero lleguen después.

Y si quieres tener un mayor control interno y facilitarte las cuentas con tus clientes, si quieres crear subcuentas más específicas (7051, 7052, etc.).

Hacienda Pública, IVA repercutido (477)

El IVA se devenga en el mismo momento en el que se produce el ingreso, es decir, al prestar el servicio o entregar el bien (producto). Y se tiene que contabilizar. Cuando se emite la factura, ahora es lo de menos.

Esta cuenta es la que recoge la deuda que tienes con Hacienda por el IVA que genera tus ventas. Ya sabes que el IVA es un impuesto sobre el consumo que graba al cliente, por lo que tú solo haces de intermediario con Hacienda.

Los apuntes realizados en esta cuenta es lo que se tienen que incluir en la liquidación trimestral de IVA. Por eso tienes que contabilizarlo junto con el ingreso, porque los 2 se producen en el mismo período. 

Cómo se hace el asiento de periodificación de ingresos

Al tener una factura pendiente de emisión tienes que reconocer contablemente que se ha generado un derecho de cobro a nuestro favor. 

La periodificación de ingresos es la forma correcta de llamar al asiento que registra el ingreso cuando se produce (principio del devengo), aunque aún no se han formalizado (facturado).

Por tanto, la periodificación es un punte temporal que se anulará cuando se emita la factura correspondiente, con un asiento de reversión (en sentido contrario).

👉 Importante: seguramente te suene mejor decir “provisión” que periodificación, pero ese es el término correcto:

• Periodificación es como se llama la contabilización de los ingresos de las facturas pendientes, porque es el ingreso devengado no facturado.
• Provisión es el término para prevenir los posibles gastos u obligaciones futuras en contabilidad.

Volviendo al asunto. La operativa de la periodificación de ingresos es muy sencilla, pero tienes que tener cuidado al colocar cada cuenta en su sitio:

• (4309) Clientes, facturas pendientes de formalizar o (440) deudores, en el “debe” porque representan el aumento del activo, derechos de cobro sobre tu cliente. 
• (700) Ventas o (705) prestación de servicios, según corresponda, en el “haber”.
• (477) Hacienda pública, IVA repercutido se coloca en el “haber” porque es un aumento de la deuda con Hacienda y te aumenta el pasivo.

Ejemplo práctico de contabilizar una facturas pendientes de emitir

Imagina que a 28 de diciembre terminas el trabajo que estás realizando para un cliente, cuya facturación va a ser de 2000 € + IVA (21%). Pero la factura no se generará hasta después de las vacaciones, ya en enero.

Paso 1: Periodificación de ingresos

Contablemente, el ingreso lo tienes que reflejar al mes y ejercicio al que corresponde, diciembre, por lo que vas a tener que periodificar el ingreso de la siguiente forma:

2420 € ………… (4309) Clientes facturas pendientes de formalizar.

a

(705) Prestación ………. 2000 €de servicios.(477) Hacienda pública …. 420€ IVA repercutido.

Paso 2: Anulación de la provisión de ingresos

Ahora bien, cuando llega el momento de facturar, cuando emites la factura tienes que acordarte de dar de baja el asiento temporal de la periodificación. 

Como el ingreso ya se registró en la (705), tan solo tienes que cambiar la importación de la (4309) clientes, facturas pendientes de formalizar a la (430) clientes porque la factura ya está hecha.

2420 € ………... (430) clientes.

a

(4309) clientes ………. 2420€ facturas pendientesde formalizar.

El resultado contable es que el ajuste temporal contable que hacemos con la periodificación del ingreso hace que:

• El ingreso y el IVA se contabilizan en el ejercicio 2025, que es cuando se produce la operación.
• En 2026 solo hay que hacer un cambio de activo, ya que se pasa de la cuenta temporal 4309 a la definitiva de clientes 430.
• No tocamos ni la cuenta de ingresos 705 ni la de Hacienda 477, con lo que no hay peligro de duplicar registros.

💡 Una cosa importante que debes recordar es que todo esto es un movimiento interno de tu contabilidad como vendedor, porque a tu cliente no lo afecta nada; él solo tiene que contabilizar tu factura en su sistema cuando la reciba en enero. 

Beneficios de la periodificación de ingresos y los riesgos de no hacerlo

Periodificar tus ingresos es algo más que un requisito contable: es clave para tener una buena salud financiera en tu negocio y, sobre todo, tranquilidad fiscal. 

Ventajas de periodificar

La principal razón para realizar el asiento de periodificación es el cumplir con las normas contables y el principio del devengo. Pero también tiene otras cosas buenas:

• Te da el reflejo de la imagen fiel de tu contabilidad. Si no lo haces, parecerá que has ganado menos dinero en el ejercicio anterior de lo que realmente sucedió.
• Podrás tomar decisiones basadas en datos reales, puesto que vas a evaluar correctamente la rentabilidad y el rendimiento real de un período. 
• Cumplir con Hacienda con respecto a la liquidación del IVA.

Riesgos de no periodificar

Omitir este ajuste, aunque sea "solo un punte interno", puede tener consecuencias significativas a nivel fiscal y contable:

Riesgo	Detalle y Consecuencia
Sanciones Fiscales (IVA)	Si Hacienda comprueba que el servicio o la entrega del bien se produjo en un ejercicio (diciembre) y el IVA no fue declarado hasta el siguiente (enero), podría considerar que ha cometido una infracción por presentación incorrecta del modelo 303 (IVA), lo que supone recargos e intereses.
Asimetría contable	Si el ingreso se registra en un año, pero los gastos asociados a ese ingreso (materiales, personales) se registran en el año anterior (cuando se debe hacer), estás desvirtuando el Resultado del Ejercicio. Así no vas a poder saber de verdad si el trabajo fue realmente rentable.
Pérdida de Trazabilidad	Si un ingreso se "salta" un período y aparece de repente sin haber un ajuste previo, si tuvieras una inspección tendrás problemas. Como no hay rastro contable que justifique por qué la factura entró en una fecha posterior al devengo, la AEAT puede pensar en que no estás haciendo las cosas bien y ponerte las cosas muy difíciles.

Con todo esto te quiero decir, que si tienes facturas pendientes de emisión de productos que has vendido o servicios que has realizado, la periodificación no es opcional si quieres que tu contabilidad sea legal y refleje la verdad económica de tu negocio. 

Pero, si tienes dudas o no tienes claro cómo hacerlo, profesionales como Openges pueden ahorrarte grandes dolores de cabeza.