Factura electrónica | Qué es y quién está obligado a presentarla

La factura electrónica es un tema que inquieta a muchas empresas, pero especialmente a los autónomos, quienes a menudo no saben cómo emitirla ni cuándo deberán cumplir con esta obligación.

Para aclarar todas tus dudas, aquí te dejamos toda la información que necesitas sobre la factura electrónica.

Qué es la factura electrónica

Lo primero que debes saber es que una factura electrónica no deja de ser una factura. Esto significa que tiene el mismo valor legal y funciona como justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

La diferencia principal radica en su formato: la factura electrónica se emite y se recibe de forma completamente digital.

Es importante tener en cuenta que, al emitir una factura electrónica, debes contar con el consentimiento del destinatario, salvo en los casos en que la factura electrónica sea obligatoria, como ocurrirá entre empresas cuando llegue su calendario.

En resumen, la factura electrónica es una alternativa moderna y práctica a la factura en papel tradicional.

Diferencias entre factura electrónica y digital

La factura digital no es más que un documento que se crea y almacena en formato digital .

Aunque la factura digital se crea y se gestiona con herramientas informáticas no cumple con los requisitos legales y técnicos que tiene una factura electrónica . Entre ellas, no tiene un formato estructurado, no está emitida por un programa de facturación adaptado a la normativa ni cuenta con elementos como la firma digital o el estado de la factura.

La principal diferencia entre una factura digital y una factura electrónica radica en su formato y en las medidas de seguridad que se aplican .

Las facturas digitales son iguales que una factura en papel ,  pero se han creado a través de un software, como Word, Excel o PDF. Sin embargo, no se puede garantizar su autenticidad ni origen, como tampoco es posible rastrear los cambios que se hagan en ella.

Por eso, un PDF enviado por correo no valdrá como factura electrónica obligatoria entre empresas, que tendrá que estar en un formato estructurado como Facturae o UBL.

Requisitos de la factura electrónica

Los requisitos ya están fijados por dos normas. El Real Decreto 1007/2023 (Verifactu) regula cómo deben ser los programas de facturación, y el Real Decreto 238/2026 desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresas. Estos son los elementos principales:

• Deben ser emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software adaptado a la normativa.  Para que la factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitida a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por el reglamento de Verifactu para los programas de facturación. También es posible, para los casos en los que se emiten muy pocas facturas o de forma muy aislada, utilizar la aplicación informática que la Agencia Tributaria ofrece gratis desde octubre de 2025. No tiene límite de facturas, pero solo emite facturas completas con destinatario identificado (nada de tickets) y hay que hacerlas una a una.
• Tiene que incluir un código identificativo con números y letras y un código QR . Se forman de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que fija la Orden HAC/1177/2024 de Hacienda.
• Hay que incluir en la factura la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU» , incluyendo el distintivo “ VeriFactu ” únicamente cuando se hayan acogido a la opción que ya ha habilitado la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
• Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados . Los tres puntos se cumplirán a través de distintos elementos que fija el Real Decreto 1007/2023. Algunos ejemplos son las huellas digitales del contenido, el empleo de códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa, la estandarización de formatos de los datos o el uso de firma digital.
• Utilice un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios . Esto quiere decir que los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente y este acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años.
• Incluir los demás elementos obligatorios para cualquier factura . Estos datos son:
  • Número de factura.
  • Fecha de emisión.
  • Datos fiscales del emisor y receptor.
  • Concepto.
  • Base imposible.
  • Tipo impositivo.
  • Importe total e información del registro mercantil, si es una empresa.

¿Quién tiene que presentar la factura electrónica?

Desde el año 2015 y hasta el momento la obligación de emitir facturas electrónicas se ciñe a sociedades y otras entidades que trabajan con la Administración Pública. Los autónomos personas físicas pueden hacerlo, pero de forma voluntaria. 

Pero esto va a cambiar. La obligatoriedad de la factura electrónica va a dejar de ser sólo para las relaciones con la Administración y va a pasar a ser obligatoria también en las operaciones que se producen entre negocios del sector privado (B2B), según el Real Decreto 238/2026, que ya está aprobado.

Es decir, tanto empresas como autónomos tendrán la obligación de adaptarse para presentar la factura electrónica .

Cómo se hace la factura electrónica

Para hacer la factura electrónica hay tres opciones:

• Con la aplicación gratuita de la AEAT o con un programa de facturación adaptado a la normativa:
  • Entra en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, en el apartado de Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU, e identifícate con Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico.
  • Rellena los datos de la factura, con un destinatario identificado.
  • La aplicación crea el registro de facturación, añade el código QR y lo envía a Hacienda en el momento.
• Con el formato Facturae o mediante un tercero que preste servicios de facturación electrónica:
  • Descarga el programa desde la página web oficial .
  • Abre el programa y completa todos los campos a rellenar.
  • Firma la factura de manera digital. Para ello, es imprescindible disponer de un certificado electrónico para poder remitir la factura.
• A través de un método de autofacturación para que puedan ser creadas por el propio destinatario de la factura.

Recuerda que Facturae es un formato de factura electrónica estructurado, y es uno de los que admite la factura electrónica obligatoria entre empresas, junto a otros como UBL.

Ojo, que Verifactu y la factura electrónica entre empresas son dos obligaciones distintas. Verifactu regula el programa con el que facturas y será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para los autónomos. La factura electrónica B2B regula el formato y el envío entre empresas, con su propio calendario.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Ya hay fechas fijas. El reglamento se aprobó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que entró en vigor el 20 de abril de 2026. La cuenta comenzó el 6 de octubre de 2026, cuando entró en vigor la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT.

Como autónomo (siempre que tu volumen de operaciones no supere los 8 millones de euros al año) tienes hasta el 6 de octubre de 2028 para facturar electrónicamente a otros autónomos y empresas.

En el caso de empresas con  un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, el plazo para adaptarse es de un año desde la entrada en vigor de la orden, es decir, hasta el 6 de octubre de 2027.

Aunque tengas 2 años completos para adaptarte, si trabajas con grandes empresas es recomendable adelantar su aplicación. Por tanto, lo mejor es estar adaptado para hacer facturas electrónicas antes del 6 de octubre de 2027.

Como autónomo ya debes tener claro que, aunque por el momento no es necesario, la obligatoriedad de la factura electrónica va a llegar pronto para todos, así que mejor que te vayas adaptando a la nueva realidad de la facturación cuanto antes y para eso, quién mejor que los asesores expertos de Openges . Ellos podrán ayudarte en todo lo que necesites, no dudes en contactar con ellos.