¿Qué necesitas para montar un negocio? | Resuelto

Lo primero que necesitas para montar un negocio es tener la una clara idea de qué vas a hacer, cómo lo vas a organizar, cómo quieres que funcione y demás.

Pero cuando llega el momento de ponerse manos a la obra, entiendes que la parte difícil es el laberinto de trámites y papeleo 😥

Hoy te explico qué vas a necesitar para poner en marcha tu negocio desde cero, así que ¡sigue leyendo!

¿Por dónde tienes que empezar?

Para arrancar tu negocio, lo primero es decidir cómo vas a operar legalmente, es decir, la forma jurídica que va a tener.

Así sabrás qué trámites tendrás que realizar. Dicho de otra manera, tienes que elegir si vas a ser un autónomo o si constituirás una empresa.

• Si optas por ser autónomo:
  • Empiezas tú solo el negocio de manera personal.
  • Es la mejor opción cuando el proyecto es pequeño, con poco riesgo o como prueba antes de lanzarte a algo más grande.
  • Es la forma más rápida de empezar: si tramitas todo online puedes empezar en un par de días. Si delegas en una asesoría, esto será aún más fácil y rápido.
  • No necesitas tener un gran capital ni una estructura previa.

• Si eliges constituir una empresa:
  • Es la mejor opción cuando el negocio tiene varios socios.
  • Puedes definir la forma societaria que mejor se adapte a tus necesidades: SA, SL, cooperativa, etc.
  • Requiere más papeleo (escritura de constitución, estatutos, registros, etc).
  • Es necesario tener un capital mínimo inicial para constituir la sociedad.
  • Los trámites son más lentos, complejos y caros.
  • Vas a necesitar sí o sí una asesoría legal profesional y gestores que te ayuden con la documentación, trámites y procesos.

Una vez decidido esto, es hora de empezar a recopilar la información y documentación que vas a necesitar.

¿Qué papeles necesitas para montar un negocio?

Antes de empezar a realizar trámites, es necesario que tengas varios documentos preparados.

Algunos de ellos son imprescindibles sea cual sea el tipo de negocio que vas a comenzar, y otros van a depender de si eres un autónomo o una empresa.

Papeles comunes para ser autónomo o crear una empresa

El papeleo común, tanto si quieres hacerte autónomo como si vas a crear una empresa, son los siguientes:

DNI o NIE en vigor

Todos sabéis qué es el DNI; es el documento que sirve para acreditar tu identidad tanto como persona física como con un representante legal, ante cualquier trámite administrativo, ya sea en Hacienda, la Seguridad Social, registros, etc.

Puedes presentarlo de forma física, escaneado o en su formato digital (DNIe).

Certificado Digital o Cl@ve

A día de hoy, casi todos los trámites se hacen online, por lo que vas a necesitar contar con un certificado digital o similar para poder realizarlos en las plataformas de la AEAT, Seguridad Social, etc.

Puedes obtener el tuyo en los siguientes enlaces:

• Cl@ve: https://clave.gob.es
• Certificado Digital: https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica

Código CNAE

El código de Clasificación Nacional de Actividades Económicas es un número de cuatro cifras que debes saber de forma obligatoria.

Este permite al Instituto Nacional de Estadística (INE) recoger información sobre las diferentes actividades que realizan empresas y autónomos.

Los códigos CNAE25 son lo más actuales, y debes comunicarlo a través de la plataforma de la Seguridad Social. 

Epígrafe del IAE (Impuesto de Actividades Económicas

Es el código para clasificar las actividades que utiliza Hacienda y lo vas a necesitar para hacer correctamente tus liquidaciones de IRPF, IVA, etc.

Recuerda que, aunque tu actividad esté reflejada en un epígrafe del IAE, el pago del IAE va a depender de varios factores (facturación), por lo que no todos los profesionales van a tener que liquidarlo.

Este código es diferente al del CNAE, por lo que es importante que no lo confundas.

Para informar del epígrafe que te corresponde lo tienes que hacer mediante el modelo 036.

Plan de negocio

Otro documento que puedes tener preparado de antemano es un plan de negocio.

Es una memoria breve, un dosier de tu negocio, donde se explica de forma general cuál va a ser tu actividad y cómo tienes pensado desarrollarla. 

No es obligatorio, pero sí te puede ayudar mucho a la hora de presentarte ante la administración u otras entidades para solicitar ayudas, financiación, etc.

Documentación necesaria para ser autónomo 

Como hemos adelantado, esta es la opción más rápida y sencilla para empezar un negocio porque, a nivel administrativo, solo vas a necesitar:

Modelo 036 para el alta en Hacienda

El modelo 036 es una declaración censal que tienes que presentar en Hacienda para darte de alta como autónomo.

En él informas de quién eres, dónde vas a trabajar y qué actividad económica vas a realizar. Es básicamente tu ficha fiscal como profesional por cuenta propia.

A través de este modelo comunicas:

• Tus datos personales y de contacto.
• El epígrafe del IAE (Impuesto de Actividades Económicas) correspondiente a tu actividad.
• El régimen de IVA e IRPF al que te acoges.
• Dónde tienes tu domicilio fiscal o centro de trabajo.

Darte de alta en el RETA

Uno de los pasos clave para ser autónomo es darte de alta en la Seguridad Social, donde quedarás registrado como profesional por cuenta propia. 

Se hace presentando el modelo TA0521, y con él obtienes tu número de afiliación, si no lo tienes ya, y empiezas a cumplir con tus obligaciones de cotización mensual.

Este trámite debe hacerse antes de iniciar tu actividad y en un plazo máximo de 60 días previos a tu fecha de inicio, aunque lo habitual es hacerlo el mismo día que te das de alta en Hacienda.

Además, al darte de alta también defines tu previsión de ingresos anuales, ya que la cuota se calcula en función de tus rendimientos reales.

Sin este paso, ni estás cubierto, ni puedes trabajar legalmente como autónomo.

Número de cuenta bancaria

Aunque no es un trámite administrativo como tal, tener una cuenta bancaria vinculada a tu actividad como autónomo es imprescindible desde el minuto uno.

La vas a necesitar para:

• Domiciliar las cuotas de la Seguridad Social.
• Pagar impuestos como el IVA o el IRPF.
• Recibir cobros de clientes y hacer pagos a proveedores.
• Separar tu economía personal de la profesional.

Lo ideal es que abras una cuenta bancaria específica para autónomos o empresas, ya que muchas entidades ofrecen condiciones especiales, herramientas de gestión y facilidades para estos perfiles.

No es obligatorio que sea una cuenta “de empresa”, pero sí muy recomendable para tenerlo todo controlado y evitar líos con Hacienda o con tus propias cuentas.

Mutua colaboradora

Al darte de alta en la Seguridad Social como autónomo, también tienes que elegir una mutua colaboradora.

Esta entidad será la encargada de gestionar tus prestaciones por incapacidad temporal, bajas por enfermedad común, accidente de trabajo o enfermedad profesional.

Esta elección se hace al cumplimentar el modelo TA0521, el mismo que usas para darte de alta en el RETA.

La mutua actuará como intermediaria entre tú y la Seguridad Social si alguna vez necesitas parar por motivos de salud.

Es un trámite obligatorio, así que no puedes dejarlo en blanco.

Tómate tu tiempo para revisar qué coberturas ofrece cada mutua, ya que todas no funcionan igual y algunas pueden darte mejor atención o más facilidades en caso de baja.

Registro en colegios profesionales

Si vas a ejercer una profesión regulada, es obligatorio que te inscribas en el colegio profesional correspondiente antes de empezar a trabajar.

Esto ocurre en actividades como la abogacía, la medicina, la psicología, la arquitectura, la enfermería o la ingeniería, entre otras.

La colegiación es un requisito legal, y sin ella no podrás emitir facturas ni firmar trabajos que requieran visado o supervisión profesional.

Consulta siempre si tu actividad está sujeta a colegiación obligatoria en tu comunidad autónoma, porque en algunos casos puede variar.

Documentación necesaria para constituir una empresa 

Además de los documentos básico que ya comentamos antes, como los comunes con los autónomos, para crear una empresa vas a necesitar la siguiente documentación:

Certificación negativa del nombre

Si vas a crear una sociedad (como una S.L.), lo primero que necesitas es comprobar que el nombre que has elegido no está ya en uso. Para eso sirve la certificación negativa del nombre, un documento que confirma que tu denominación social está disponible.

Este justificante es imprescindible para inscribir la sociedad en el Registro Mercantil y poder firmar la escritura de constitución ante notario.

La solicitud se hace a través del Registro Mercantil Central, de forma online o presencial, y conviene preparar varias opciones de nombre por si la primera ya está cogida.

Una vez aprobada, la reserva del nombre tiene una validez de 6 meses, aunque solo 3 meses son útiles para constituir la sociedad antes de tener que renovarla.

Escritura pública de constitución

La escritura pública de constitución es el documento oficial que da vida a tu empresa. Se firma ante notario y en él queda reflejado todo lo esencial sobre tu sociedad:

• Quiénes son los socios fundadores y qué aporta cada uno.
• Cuál es el objeto social (es decir, a qué se va a dedicar la empresa).
• Cómo se va a administrar (administrador único, solidario, mancomunado…).
• Qué capital social tiene y cómo se ha desembolsado.

Sin esta escritura, tu empresa no existe legalmente. Es el paso clave para que puedas inscribirla en el Registro Mercantil y operar como una sociedad.

Además, una vez firmada, el notario te entregará una copia autorizada que usarás en los siguientes trámites, como abrir una cuenta bancaria o solicitar el NIF definitivo.

Estatutos sociales

Los estatutos sociales son las reglas del juego dentro de la empresa. Es decir, el documento que recoge cómo va a funcionar la sociedad desde dentro, y que se incluye como parte de la escritura pública de constitución.

En ellos se detalla, entre otras cosas:

• Qué funciones tiene cada socio o administrador.
• Cómo se toman las decisiones importantes.
• Cuál es el procedimiento para repartir beneficios.
• Qué hacer en caso de entrada o salida de socios.
• Cómo se resuelven los conflictos internos.

Son obligatorios para cualquier sociedad mercantil (como una S.L.) y, aunque pueden parecer puro papeleo, tener unos estatutos bien pensados te ahorra muchos problemas futuros.

Además, si en algún momento quieres hacer cambios, tendrás que modificarlos formalmente y volver a inscribirlos en el Registro Mercantil.

Aportación del capital social

Uno de los pasos clave al constituir una sociedad, como una S.L., es realizar la aportación del capital social mínimo obligatorio, que en España es de 3.000 euros.

Este dinero debe ser aportado por los socios fundadores y depositado en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en constitución. El banco emitirá un certificado que deberás presentar al notario cuando firmes la escritura pública.

La aportación puede hacerse en dinero (capital dinerario) o en bienes (capital no dinerario, como equipos, mobiliario, vehículos…). En este último caso, es necesario detallar y valorar correctamente cada bien aportado.

Sin este paso, la empresa no puede inscribirse en el Registro Mercantil, y por tanto, no puede empezar a operar legalmente. Es la base económica sobre la que se construye la sociedad, aunque en muchos casos solo sea simbólica.

Solicitar el NIF provisional a la Agencia Tributaria

Antes de inscribir tu empresa en el Registro Mercantil, necesitas obtener el NIF provisional, que será el primer identificador fiscal de tu sociedad.

Este trámite se realiza en la Agencia Tributaria presentando el modelo 036, junto con una copia de los estatutos sociales y la escritura de constitución firmada ante notario.

El NIF provisional te permite realizar gestiones básicas, como abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa o inscribirla en el Registro Mercantil.

Una vez que la sociedad esté inscrita y tengas la certificación del registro, deberás volver a Hacienda para cambiar el NIF provisional por el definitivo. Ese será el número fiscal que te acompañará en toda la vida de la empresa.

Inscripción en el Registro Mercantil

Una vez tengas lista toda la documentación llega el momento de inscribir tu empresa en el Registro Mercantil.

Este paso es obligatorio para que tu sociedad tenga plena personalidad jurídica y pueda operar legalmente. 

La inscripción debe hacerse en el Registro Mercantil de la provincia donde esté el domicilio social de la empresa.

Una vez inscrita, te entregarán el certificado de inscripción, que necesitarás para solicitar el NIF definitivo y continuar con otros trámites.

Además, ten en cuenta que una vez creada, cada año tendrás que presentar en el Registro los libros contables y las cuentas anuales, así que no lo pierdas de vista: es un trámite inicial, pero también un punto clave del día a día de tu sociedad.

Comunicación de inicio de actividad y NIF definitivo

Este paso se hace, de nuevo, presentando el modelo 036.

👉 Pero ojo: aquí es donde suele haber confusión, porque si estás creando una sociedad (como una S.L.), vas a tener que rellenar el 036 dos veces.

Primero, como persona física (autónomo), para darte de alta como administrador de la empresa y estar autorizado a firmar en su nombre.

Y después, como persona jurídica, para registrar a la propia empresa con sus datos fiscales, su objeto social y su actividad económica.

¿Por qué esta doble vuelta? Porque aunque la empresa tenga personalidad jurídica propia, necesita que alguien esté vinculado como representante legal. Sin esa figura, Hacienda no permite activar la sociedad ni hacer gestiones básicas como emitir facturas o presentar impuestos.

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Cuando ya tienes el papeleo, ¿cuál es el siguiente paso?

Hasta aquí hemos hablado de toda la documentación que necesitas preparar, desde los estatutos hasta la inscripción en el Registro Mercantil.

Ahora viene el último empujón: los trámites finales y obligatorios para que tu negocio pueda arrancar legalmente.

La buena noticia es que muchos ya los has ido haciendo durante el proceso, así que esta etapa será más bien de confirmar que todo está en su sitio. Y lo mejor: solo hay que hacerlo una vez.

Los trámites que debes tener completados son:

• Alta en Hacienda (modelo 036).
• Alta en la Seguridad Social (modelo TA0521).
• Alta en el IAE (Impuesto de Actividades Económicas).
• Comunicación del CNAE (Clasificación Nacional de Actividades Económicas).
• Registro en el colegio profesional, si tu actividad lo exige.
• Certificación negativa del nombre.
• Escritura de constitución y estatutos.
• Obtención del NIF provisional.
• Inscripción en el Registro Mercantil.
• Comunicación de inicio de actividad y obtención del NIF definitivo.
• Alta tanto de la empresa como del administrador en la Seguridad Social.

Todo esto se realiza actualmente por vía telemática (y en muchos casos, de forma obligatoria), utilizando las plataformas oficiales:

• Sede electrónica de la Agencia Tributaria (AEAT).
• Sistema RED o Import@ss de la Seguridad Social.
• Registro Mercantil Central.
• FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) para obtener el certificado digital.

Si no tienes certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico, hay algunos trámites que aún se pueden hacer de forma presencial, pero solo con cita previa y en casos excepcionales.

Ahora bien, si todo esto te parece un laberinto (y es normal), lo más práctico es delegar los trámites en profesionales que ya conocen el terreno. Porque tu foco tiene que estar en poner en marcha tu negocio, no en perder horas con formularios, plazos y plataformas que no funcionan como deberían.

Ahí es donde entra Openges: se encargan de todo el papeleo para que tú te centres en hacer que tu empresa crezca desde el primer día.

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