¿Cómo hacer una factura paso a paso?

Cuando tienes tu propio negocio una de esas millones de cosas esenciales a la que tienes que prestarle atención son las facturas.

Para un autónomo, la factura es mucho más que un simple justificante, es la prueba legal de tu actividad frente a terceros, incluida la temible Hacienda.

Es por eso que es muy importante conocer cómo hacer una factura paso a paso para que sea correcta y válida legalmente. De esa forma evitarás que te cause problemas 👀

¡Venga, te enseño!

¿Qué es una factura y por qué es obligatoria?

La factura es el documento mercantil y fiscal que deja constancia de que se ha realizado una operación de compraventa de bienes o servicios.

En ella se recogen todos los datos necesarios de la operación: lo que se ha vendido, a quién, por cuánto y los impuestos que se aplican.

La factura cumple tres funciones clave:

• A nivel fiscal, sirve de soporte para declarar IVA e IRPF, los impuestos que deben aplicar empresas y autónomos.
• A nivel legal, es la prueba frente a Hacienda y frente a terceros de que se ha realizado una operación de compra-venta.
• A nivel comercial, además garantiza al empresario o autónomo a cobrar y reclamar el pago, y al cliente a poder reclamar en caso de problemas con la compra.

Es importante señalar el valor probatorio mercantil de la factura ya que en caso de conflicto se convierte en una herramienta de garantía y protección de los derechos de proveedores y clientes en caso de conflicto.

¿Quién está obligado a emitir una factura?

Para poder ejercer las funciones anteriores, es necesario que la emisión de la factura sea obligatoria. Por eso deben de emitirla:

• Los autónomos y las empresas, siempre que presten un servicio o vendan un producto a otras empresas, autónomos y/o particulares.
• Los profesionales en régimen de estimación objetiva (módulos). Estos también deben emitir factura cuando el cliente lo pide o si el destinatario es otra empresa o profesional.

Respecto a los particulares, si realizan alguna venta en principio no tienen obligación de emitir factura por ello porque no ejercen una actividad comercial para lucrarse (sobre todo entre particulares), aunque sí deben guardar la que reciben por si luego quieren o tienen que reclamar más adelante.

¿Cuáles son los requisitos legales que debe cumplir una factura?

Para que una factura sea correcta, legal y válida ante Hacienda, no basta con poner la fecha y el importe. La normativa de facturación (Real Decreto 1619/2012) establece unos datos obligatorios mínimos que deben figurar siempre:

• Número y serie de la factura: la numeración permite identificar a la factura y distinguirla de las demás, por eso debe ser única, correlativa y sin saltos.
• Fecha de expedición: es cuándo se emite la factura y permite imputar el ingreso (al vendedor) y el gasto (al comprador) en el trimestre y ejercicio que le corresponde.
• Datos del emisor: nombre completo o razón social, NIF y domicilio.
• Datos del cliente: nombre/razón social, NIF y domicilio (si es empresa o profesional).
• Descripción de la operación: qué producto o servicio se presta, con detalle suficiente (unidades, precio, etc.).
• Base imponible: importe total a facturar antes de impuestos.
• Tipo impositivo aplicado: IVA (21 %, 10 %, 4 %, o exento), dependiendo del tipo de producto o servicio del que se trate o tu ubicación geográfica (IGIC en las Islas Canarias, IPSI en Ceuta y Melilla). En el caso de estar exento de IVA, se tiene que indicar claramente. 
• Cuota tributaria: es la cantidad total de IVA que se va a sumar a la base imponible.
• Retención IRPF: en caso de que seas autónomo, tienes que indicar la retención que se aplica (15% es el tipo general, 7% si eres nuevo autónomo).
• Importe IRPF: el importe de la retención que se va a restar a la base imponible.
• Importe total a pagar: suma de base + impuestos - retención.

Pero si te fijas, seguramente verás que en las facturas también hay otros datos que, aunque no son obligatorios por ley, sí que son muy aconsejables y te pueden evitar posibles incidencias y malentendidos con tus clientes y proveedores, por ejemplo:

• Forma de pago: si es por transferencia, tarjeta, efectivo, etc.
• Datos bancarios: el IBAN de tu banco
• Plazo de pago: si es a la vista (inmediato) o en una fecha (los primeros 5 días de cada mes) o en plazo determinado (a 30, 60 o 90 días)
• Financiación: si es por el total o se negocia el pago fraccionado. Entonces, habría que incluir las condiciones (cuotas, interés, etc.)
• Condiciones de devolución o reclamación: si el cliente tuviera algún problema y quisiera devolver el producto, reclamar o rescindir el servicio, garantías, etc.

Por lo tanto, antes de empezar a hacer una factura, lo mejor es que tengas todos los datos que vas a necesitar a mano.

Cómo se hace una factura ordinaria paso a paso

A la hora de hacer una factura, lo más importante es tener claros los datos que vas a necesitar sí o sí para que sea válida legal y fiscalmente. 

Pero, además, la factura debe tener una determinada estructura que debes respetar para que los datos queden claramente expuestos y no haya problemas de interpretación del documento o la operación. 

Así, para hacerlo más claro, voy a dividir la creación de la factura en cuatro bloques principales que te van a facilitar mucho su realización:

• Identificación:
  • Número y serie de factura.
  • Fecha de expedición.
  • Datos del emisor.
  • Datos del cliente.
• Descripción de la operación:
  • Detalle de productos o servicios.
  • Cantidad y precio unitario.
  • Subtotal o base imponible.
• Resultado:
  • IVA aplicado (21%, 10%, 4% o exento).
  • Retención de IRPF (si procede).
  • Importe total de la factura.
• Otros datos (opcionales pero recomendables):
  • Forma y plazo de pago.
  • IBAN o cuenta bancaria.
  • Condiciones de devolución o reclamación.

Para que veas mejor cómo quedaría físicamente una factura, vamos a ver un ejemplo sencillo de una factura emitida por un autónomo que se dedica a crear páginas web:

Proveedor			FACTURA
Nombre:	Autónomo Profesional		Nº Factura:	F-2025-001
NIF:	0000000X		Fecha:	09/09/2025
Dirección	Calle Ficticia 123, Madrid
Teléfono:	912 333 000
Email:	info@empresa.com

Cliente
Nombre:	Ejemplo S.A.
NIF:	B00001111Z
Dirección:	Avda. Imaginaria 333, Salamanca
Teléfono:
Email:

Descripción
Concepto	Cantidad	Precio unitario	Base imponible
Diseño web corporativa	1	1.000 €	1.000 €

Importes	Base imponible:	1.000 €
IVA (21 %):	210 €
IRPF (15 %):	150 €
Total factura:	1.060 €

Condiciones
Forma de pago:	Transferencia bancaria
IBAN:	ES00 0000 0000 0000 0000 0000
Plazo de pago:	30 días
Información adicional:	Servicio mantenimiento web 1 año incluído

En este caso, como ves, al ser autónomo en la factura se tiene que incluir la retención de IRPF del autónomo, cuyo importe se resta a la base imponible.

El tipo general de la retención que he aplicado es del 15%, pero recuerda que si eres un nuevo autónomo, tu retención va a ser del 7%.

Una vez aplicados impuestos y retención, el importe total de la factura se calcula de la siguiente forma:

🔵 Base Imponible + IVA – IRPF = Total Factura

En el caso de que seas una empresa (SL, SA, etc.), no tendrás que aplicar la retención del IRPF, puesto que vas a tributar por el Impuesto de Sociedades. Por lo tanto, el cálculo del importe total de la factura seria:

🔵 Base Imponible + IVA = Total Factura

¿Y si la operación no lleva IVA?

En el caso de que la operación esté exenta de IVA, tanto los autónomos como los empresarios, tendrán que incluir el siguiente texto:

“Operación exenta de IVA según el artículo [el que corresponda] de la Ley 37/1992 del IVA”.

Por ejemplo, en la factura que tiene que emitir un fisioterapeuta autónomo que, por su actividad, está exento de IVA, el texto a incluir sería:

"Operación exenta de IVA según el art.20 de la Ley 37/1992 del IVA."

Teniendo en cuenta la exención del IVA, el total de la factura va a ser igual a la suma total de la base imponible.

Si eres autónomo tendrás que aplicarle la retención de IRPF, que no se te pase 🤔

Recuerda que la exención de IVA puede ser por varias razones: por tipo de actividad, por ubicación (por ejemplo, que tu cliente esté en Canarias), etc.

Cómo hacer una factura electrónica

La factura electrónica es un formato distinto de factura, por lo que los datos obligatorios son los mismos.

La diferencia es que debe cumplir unas característica concretas para que pueda considerarse una factura electrónica legal:

• Garantizar la autenticidad del origen de la factura.
• Asegurar la integridad e inalterabilidad de los datos.
• Facilitar la trazabilidad ante Hacienda y su accesibilidad.

Al aprobarse la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), se estableció la obligatoriedad de la utilización de la factura electrónica de forma progresiva.

La obligatoriedad de la factura electrónica está estrechamente relacionado con Verifactu, un sistema de envío automático de la información de facturación a Hacienda. 

La fecha límite para la implantación del sistema Verifactu o un software de facturación electrónica compatible con este es:

• 1 de enero de 2026 para empresas,
• 1 de julio de 2026 para autónomos y entidades sin personalidad jurídica, como las comunidades de bienes.

En resumen, la factura electrónica es la versión digital de la facturación que ya estás haciendo en papel. La diferencia es que, a partir de 2026, el software que utilices tendrá que estar homologado y adaptado para que puedas cumplir con los requisitos legales de Hacienda e integrarse con Verifactu. 

Los errores más comunes al hacer una factura y cómo evitarlos

Hacer una factura no es complicado, pero si es fácil meter la pata en detalles que luego pueden traerte problemas y hacer que debas rectificarla ante tus clientes y ante Hacienda.

Por eso, saber cuales son los errores más frecuentes, puede ayudarte a prestar más atención y evitarlos con mayor facilidad. 

• Numeración incorrecta porque te saltas algún número o lo repitas. Esto suele pasar cuando haces las facturas “a mano” con hojas de cálculo, pero tiene fácil solución cuando utilizas un software de facturación porque la numeración la pone de manera automática.
• Fechas mal puestas. Esto suele pasar cuando tienes que hacer una factura por adelantado o con una fecha anterior a la presente. Para evitarlo, intenta fijar una fecha fija siempre de facturación, por ejemplo, a final de mes, o hacerlo en el momento en el que se realiza la operación para que el sistema coja la fecha presente.
• Olvidar datos obligatorios. Si utilizas un programa de facturación, el propio programa te avisará de que falta algún dato, ya que como contabiliza la factura al mismo tiempo que la emite. Además, si utilizas un CRM (base de datos de gestión de clientes), los tomará directamente de ahí. Solo tendrás que preocuparte de mantenerlos actualizados. 
• Confundir la factura proforma con la ordinaria. Para evitar esto, intenta no hacer proformas a no ser que sea necesario porque lo pida el cliente. Y recuerda que la proforma no tiene validez fiscal.
• No conservar las facturas. Legalmente tienes que conservar las facturas durante al menos 4 años, ya sea en formato papel o en digital. Lo bueno es que, con la facturación electrónica, ya no te vas a tener que preocupar de dónde lo guardas todo porque el software que utilices lo va a hacer de manera automática.

Consecuencias de cometer errores en una factura

Por último, recordarte que, si emites mal una factura o, sencillamente, no lo haces va a tener que vértelas con Hacienda o con tus clientes y las consecuencias pueden ser importantes:

• Sanciones y multas, que pueden ser desde 150 € hasta 6.000 € según la gravedad (art. 201 de la Ley General Tributaria).
• Problemas en el cobro: porque un cliente puede negar a pagarse si la factura no es correcta
• Imposibilidad de aplicarte deducciones en las declaraciones, porque si la factura no cumple con los requisitos legales no te podrás deducir el IVA o el gasto en el IRPF ni tu ni tu cliente
• Riesgos legales: en caso de reclamación legal o juicio, tener la factura mal hecha puede dejarte sin pruebas válidas ni defensa.

👉Una factura es mucho más que un papel: es la prueba de tu trabajo y el control que Hacienda va a usar para revisar tu negocio. Por eso hacerla bien no es una opción. 

Si quieres estar tranquilo con tu facturación, déjate asesorar por expertos profesionales como Openges y céntrate en hacer crecer tu negocio sin agobios ni papeleos.