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Muchas empresas dedican el 90 % de sus esfuerzos a aumentar los ingresos y solo el 10 % a controlar los gastos. Y sin embargo, cada euro que deja de gastar innecesariamente es un euro que va directo al beneficio, sin necesidad de vender más.
El control de gastos es tener visibilidad, control y capacidad de decisión sobre en qué se va el dinero de la empresa, para saber qué gastos son necesarios, cuáles son evitables y cuáles se pueden optimizar sin sacrificar calidad ni actividad.
En este post te dejo una guía práctica para la gestión de gastos de tu empresa 🙌
El control de gastos empresa es el conjunto de procesos, herramientas y políticas mediante los cuales una organización supervisa, autoriza, registra y analiza todos los diseños que realizan en el desarrollo de su actividad.
Va mucho más allá de "revisar la caja a fin de mes". Un buen sistema de control de gastos permite:
Es importante distinguir dos conceptos que a veces se mezclan. Por un lado el control (saber y decidir) y, por otro, la reducción (recortar). El control es la base y la reducción es una consecuencia posible, pero no siempre necesaria.
Los efectos de un buen (o mal) control de gastos se notan en cuatro áreas clave de la empresa:
Reducir un gasto mejora el beneficio euro a euro, mientras que vender más solo aporta el porcentaje de margen de esas ventas. Si tu margen es del 10 %, reducir 1.000 € de gasto equivale a vender 10.000 € más. Ahí es nada.
Muchas empresas rentables sobre el papel entran en problemas de liquidez por un mal control de gastos. Un sistema robusto previene sorpresas de caja y da visibilidad sobre pagos futuros.
Sin datos claros de gasto, cualquier decisión (contratar, invertir, ampliar) es intuitiva. Con un buen control, las decisiones se basan en cifras reales.
Un gasto mal documentado o mal clasificado es un gasto que Hacienda puede no admitir como deducible, con la consiguiente regularización y sanción .
Antes de montar cualquier sistema, hay que tener claro qué categorías de gasto va a incluir. Las más habituales son:
Suele ser la partida más importante en la mayoría de empresas: nóminas, cuotas de la Seguridad Social , dietas, formación, seguros médicos, cheques restaurante, planes de pensiones, etc.
Todo lo necesario para que la empresa funcione como el alquiler, suministros (luz, agua, gas), telefonía e internet, mantenimiento de instalaciones, limpieza o seguros generales.
Publicidad online y offline, comisiones a comerciales, herramientas de marketing (CRM, email marketing), eventos, promociones, muestras, catálogos.
Intereses de préstamos y pólizas, comisiones bancarias, gastos de tarjetas, intereses por plazamientos.
Impuestos (IS, IAE, IBI e IVA no deducibles), gestorías, asesores fiscales y laborales, notarías, registros.
Desplazamientos, hoteles, comidas con clientes, kilometrajes, taxis, atenciones.
Cada vez más importante como herramientas SaaS, licencias de software, servicios cloud, ofimática, seguridad. Es una partida que crece sin que muchos se den cuenta.
Materia prima, mercaderías, materiales auxiliares. Crítico en empresas industriales y de retail.
💡 Un buen ejercicio inicial es hacer un mapa completo de gastos del último año clasificado por estas categorías. Suele haber sorpresas, por ejemplo, partidas que crecieron sin que nadie las controlara.
Estos son los pasos ordenados para montar un sistema que funcione independientemente del tamaño:
Antes de cambiar nada, necesitas saber dónde estás:
Sin este diagnóstico, cualquier cambio será a ciegas.
Un presupuesto es la base del control. Establece objetivos de gasto por partida y por período (mensual, trimestral, anual). Debe ser:
Documenta las reglas del juego para que todo el equipo sepa qué puede gastar, cuánto y con qué autorizaciones:
Sin políticas claras, cada decisión de gasto es discrecional. Con políticas claras, todo el equipo actúa igual.
En una empresa pequeña puede bastar con un correo del jefe. Pero a partir de cierto tamaño, es necesario un flujo de estructura aprobado:
Cuanto más digitalizado esté el flujo, menos fricciones, menos errores y más trazabilidad.
Aquí es donde muchas empresas dejan mucho dinero encima de la mesa. Digitalizar el control de gastos implica:
En 2026 no tiene sentido seguir gestionando gastos con Excel y sobres de tickets. La digitalización reduce errores, evita fraudes y ahorra tiempo administrativo.
Un buen control no termina en registrar el gasto: empieza en el análisis. Debes revisar, al menos mensualmente:
Los datos por sí solos no hacen nada. La clave está en tomar decisiones:
Hay un ecosistema amplio de herramientas que ayudan a hacer una gestión de gastos empresa eficiente:
La elección depende del tamaño de la empresa, del volumen de gastos y de la complejidad de los flujos de aprobación. Las empresas pequeñas pueden empezar con soluciones simples e ir escalando.
Desde el minuto uno. Incluso una empresa de dos personas necesita saber en qué se gasta el dinero. Otra cosa es el nivel de sofisticación. Una empresa puede empezar con un Excel bien estructurado e ir escalando a herramientas más avanzadas conforme crece.
Van de la mano. La gestión de gastos empresa es el conjunto de actividades para tramitar, registrar y contabilizar los gastos. El control de gastos añade la parte de análisis, seguimiento y toma de decisiones sobre esos gastos.
Depende del volumen de gastos y del tiempo administrativo que se consuma. Para empresas con muchos gastos de equipos comerciales, viajes o tarjetas, suelen amortizarse en pocos meses. Para empresas con pocos gastos y equipo administrativo pequeño, un software contable con integración puede ser suficiente.
Depende del punto de partida, pero un sistema de control implantado desde cero suele generar ahorros de entre el 5% y el 15% en los primeros 12 meses, sin recortar servicios ni actividad, solo eliminando ineficiencias y renegociando contratos.
Con tarjetas de empresa nominativas con límites, políticas de gasto claras, digitalización de tickets desde el móvil y flujos de aprobación por importación. Cuanto más automatizado esté el proceso, menos posibilidad de fraude y menos carga administrativa.
Como regla general, los gastos que estén correctamente contabilizados, justificados con factura y efectos a la actividad empresarial son deducibles. No lo son los gastos personales, las liberalidades, las multas y sanciones ni las atenciones a clientes o proveedores por encima del 1% del importe neto de la cifra de negocios.
Como mínimo una vez al mes para verificar la ejecución, y trimestralmente para hacer ajustes formales. Un presupuesto que no se revisa se convierte en un documento decorativo.
Si tu empresa quiere implantar un sistema de control de gastos, revisa la contabilidad para tener datos confiables sobre los que decidir o simplemente asegurarte de que cada gasto está bien clasificado y correctamente deducido en el Impuesto sobre Sociedades, en Openges podrás ayudarte con esto y mucho más.
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