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Los libros de los empresarios y autónomos no son el últimos best seller. Aquí los libros de los que toca hablar son los libros contables obligatorios que Hacienda exige cuando tienes un negocio.
Pero, eso sí, no basta con tenerlos. Hay que llevarlos al día y que estén perfectamente cuadrados, porque un despiste puede costar muy caro.
Así que voy a explicarte qué libros contables son obligatorios, para qué sirven y cómo organizan la contabilidad de tu empresa, con ejemplos claros y sencillos 😎
Los libros contables son los registros oficiales donde se reflejan todos los movimientos fiscales y económicos de la actividad de tu negocio: ingresos, gastos, inversiones, deudas, pagos (todo lo que entra y sale de la empresa).
La importancia de los libros contables está en dos aspectos fundamentales:
La base de todo es el Plan General Contable (PGC) y su plan de cuentas que clasifica, de forma general, todas las operaciones económicas en grupos y subgrupos para que todos los agentes económicos hablen el mismo idioma contable.
Pero, aunque todos los negocios tienen que trabajar de la misma forma en contabilidad, no todos tienen las mismas obligaciones, porque se va a tener en cuenta el tamaño o volumen del negocio, entre otras cosas.
Por eso, un autónomo que se acoge al sistema de módulos no va a llevar su contabilidad de la misma forma que una Sociedad Anónima y, por lo tanto, las versiones de sus libros van a ser un poco diferentes.
Cuando se habla de libros contables, lo normal es pensar que son todos iguales y que solo son para anotar gastos e ingresos.
Pero, en realidad, esto no es así, porque no todos tienen la misma función ni ofrecen el mismo tiempo de información y, además, responden a exigencias legales diferentes: el Código de Comercio, fiscales y el Registro Mercantil.
Entonces, según esto, existen tres tipos de libros:
Estos libros, además de llevarlos de forma actualizada, también tienen que presentarse anualmente en el Registro Mercantil para que se legalicen.
Estos libros también deben registrarse en el Registro Mercantil.
Estos no se registran, pero sí que conviene guardarlos por si la AEAT te los reclama.
Cuando ya entiendes por qué hay tantos tipos de libros contables en un negocio, puesto que no todos son iguales, empiezas a mirarlos de otra manera y les das la importancia que merecen.
Pero, también debes tener en cuenta que hay unos libros que son absolutamente obligatorios y otros que no lo son tanto.
Con respecto a estos últimos (los obligatorios), también van a depender de la figura económica que seas, es decir, si eres autónomo o tienes una empresa, pues van a tener que ser coherentes con el tipo de contabilidad que tengas.
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A continuación, te voy a contar cuales son los libros contables que vas a necesitar sí o sí en cualquiera de estos casos.
Si eres autónomo, no hace falta que te diga que, aunque no seas una gran empresa, tienes que llevar tus cuentas claras primero para comprobar la salud de tu negocio y, luego, para cumplir con tus obligaciones legales y tributarias.
Pero, la Administración tiene en cuenta tus circunstancias y, lógicamente, no te va a pedir que lo lleves de una forma tan exhaustiva como si fueras una sociedad, porque tu estructura es mucho más sencilla.
Esto también se va a reflejar en los libros que tienes la obligación de llevar.
Si estás en el régimen de módulos, tu deber principal es guardar todas las facturas y justificantes de tus operaciones por si algún día te los piden. Pero, Hacienda no te va a obligar a llevar libros contables como tal.
Aunque, si tu actividad lo necesita, puedes llevar el libro de bienes de inversión o el de ventas e ingresos.
Es en donde se encuentran la mayoría de los autónomos y los libros que son obligatorios llevar en 2025 son los siguientes.
Si facturas más de 600.000 € al año o decides estar en estimación directa normal, tus obligaciones son mayores y vas a tener que llevar la contabilidad completa como una empresa, con Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
En cuanto al Libro mayor no es obligatorio, pero sí va a resultar muy útil para el control interno.
Además, hay que mantener los libros fiscales de ingresos, gastos y bienes de inversión como los otros autónomos.
Si resulta que tienes una sociedad, como ya sabes, vas a tener una normativa contable, fiscal y tributaria mucho más compleja y profunda, y eso se va a ver reflejado en el tipo de libro que vas a tener que llevar.
Todas las sociedades mercantiles (SA, SL, SLU, cooperativas, sociedades colectivas, etc.), comparten unas obligaciones contables y mercantiles comunes definidas por el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad. Algunas de ellas son comunes a todas y, otras, son específicas de cada tipo.
Libros comunes en cualquier sociedad
Estos son los que todas deben llevar toda empresa o sociedad, independientemente de su forma jurídica:
Pero, en el caso de las sociedades civiles o las comunidades de bienes no tienen por qué llevar estos libros porque no son sociedades mercantiles, sino contratos privados.
Libros específicos según el tipo de sociedad
Además de los libros obligatorios anteriores, algunas sociedades van a tener libros obligatorios más específicos, según el tipo de sociedad o entidad que sean.
| Tipo de sociedad / entidad | Libros específicos obligatorios |
| SLU (Sociedad Limitada Unipersonal) | Libro de contratos con el socio único. |
| SAU (Sociedad Anónima Unipersonal) | Libro de contratos con el socio único. |
| Sociedad Cooperativa | Libro registro de socios cooperativistas, Libro de aportaciones al capital social, Libro de actas de Asamblea General y Consejo Rector. |
| Sociedades Laborales (SAL / SLL) | Libro registro de socios trabajadores (para acreditar condición de laboral). |
| Sociedades Cotizadas (SA en bolsa) | Los registros adicionales no son “libros”, sino informes y registros adicionales exigidos por la CNMV. |
| Sociedad Civil sin objeto mercantil | Como no llevan contabilidad mercantil, solo deben tener libros fiscales de IRPF (ingresos, gastos, bienes de inversión y suplidos). |
| Comunidades de Bienes (CB) | Igual que la sociedad civil sin objeto mercantil: solo necesitan los libros fiscales de IRPF. |
| Fundaciones | Libro de actas del Patronato, Registro de patronos, Libros contables presentados al Protectorado. |
| Asociaciones | Libro de actas de Asamblea General, Libro registro de socios/miembros, Libros contables según normativa autonómica. |
El cuadro de cuentas del Plan General Contable (PGC) es como una especie de diccionario contable, ya que lo que hace es clasificar todas las operaciones económicas de un negocio en grupos, subgrupos y cuentas.
El PGC divide las cuentas en nueve grupos:
Cada operación que realices (comprar, vender, pagar a un proveedor, cobrar de un cliente…) tiene que encajar en una de esas cuentas y, de esta forma, se van generando los diferentes libros contables obligatorios que existen.
El cuadro de cuentas del PGC ordena todo lo que anotas en los libros obligatorios. Si no existiese, cada empresa usaría sus propias categorías y sería un caos.
La obligación de llevar los libros contables no se limita solo a crearlos y mantenerlos actualidades, sino que también implica que se deben de legalizar en los plazos que marca la ley.
Los libros que deben legalizarse siempre son:
Respecto a los libros fiscales (ingresos, gastos, facturas, IVA, etc.), durante el artículo ya te comenté que no se legalizan en el Registro Mercantil, pero que si necesitas conservarlos por Hacienda le da por pedírtelos.
La manera de legalizar los libros es presentarlos al registro de forma 100% de telemática, según el artículo 18 de la Ley 14/2013, siguiendo los siguientes pasos:
Una vez que hagas el cierre fiscal de ejercicio, tienes 4 meses para presentar y legalizar los libros como te he dicho:
Por lo tanto, el mejor consejo que puedo darte es que tengas todos los libros al día y estés muy pendiente de la fecha de presentación para que no se te olvide y puedas evitar problemas.
Si ahora te estás preguntando qué podría ocurrirte si, por cualquier cosa, se te pasa el plazo o simplemente no legalizases los libros. Estas serían las consecuencias:
Además, en caso de inspección, no tener los libros legalizados puede hacer que Hacienda considere tu contabilidad “inexistente” o “no fiable”, lo que significa ajustes de impuestos y multas de las que duelen.
En conclusión, los libros contables obligatorios no son un capricho de Hacienda: son la garantía de que tu negocio está en regla y de que tú controlas lo que pasa con tu dinero.
Si no quieres perder tiempo en papeleo, deja que un asesor como Openges se encargue de tus libros y tú céntrate en lo importante: hacer crecer tu negocio
