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Contratar trabajadores es un paso importante para cualquier empresa, pero también implica asumir una serie de responsabilidades que no siempre son evidentes al principio.
Más allá de pagar un salario, existen obligaciones laborales que deben cumplirse desde el primer momento para evitar sanciones y problemas legales.
En este post te voy a ir explicando una por una cuáles son las principales obligaciones laborales de una empresa en España.
¡Dale!
Existan uno o cien trabajadores, hay una serie de obligaciones laborales que toda empresa en España debe cumplir desde el inicio. Son requisitos básicos que garantizan el cumplimiento de la normativa laboral y evitan sanciones.
Estas son las principales:
Esta es una de las obligaciones laborales más importante para cualquier empresa, independientemente del tamaño. Su objetivo principal es garantizar la transparencia salarial y detectar posibles desigualdades, sobre todo entre hombres y mujeres.
Se trata de un documento donde la empresa debe recoger toda la información salarial de su plantilla, incluyendo salarios base, complementos salariales y extrasalariales. Todo ello desglosado por categorías profesionales o puestos de trabajo.
El registro debe reflejar la media y la mediana de las retribuciones, diferenciando entre hombres y mujeres, y agrupado por puestos de igual valor. Esto permite identificar si existen diferencias salariales que puedan ser discriminatorias.
El registro de jornada afecta a todas las empresas y tiene como objetivo principal controlar el tiempo de trabajo de los empleados. Desde su implantación, es uno de los aspectos más revisados por la Inspección de Trabajo.
Se trata de un sistema mediante el cual la empresa debe registrar la jornada de cada trabajador, indicando hora de inicio y finalización de cada día de trabajo. No basta el horario teórico, debe registrarse el tiempo real trabajado.
La ley no obliga a un sistema concreto, pero debe ser fiable y accesible. Puede hacerse mediante sistemas digitales o apps, fichaje con tarjeta y hojas firmadas en papel. Lo importante es que el registro sea veraz, diario y comprobable.
Esta obligación garantiza que los trabajadores puedan desconectar del trabajo fuera de su horario laboral, evitando la presión de tener que responder mensajes, correos o llamadas en su tiempo de descanso.
Con la digitalización y el teletrabajo, esta medida se ha vuelto muy relevante.
Se trata de un documento interno de la empresa en el que se establecen las normas para respetar el tiempo de descanso de los trabajadores. Su objetivo es asegurar que no se exija disponibilidad fuera del horario laboral, se respeten vacaciones y descansos, y se evite sobrecarga de trabajo digital.
El protocolo debe recoger, entre otros aspectos, las políticas de envío de emails y mensajes fuera de horario, pautas para el uso de dispositivos digitales, medidas de sensibilización para directivos y empleados y por último, acciones para prevenir la fatiga digital.
Esta es una obligación laboral fundamental para todas las empresas, cuyo objetivo es prevenir, detectar y actuar ante situaciones de acoso dentro del entorno de trabajo.
No se trata solo de cumplir la normativa, sino de garantizar un entorno laboral seguro, respetuoso y libre de cualquier tipo de conducta inapropiada.
Es un documento interno en el que la empresa establece qué conductas se consideran acoso laboral o sexual, cómo pueden denunciarse y qué procedimiento se seguirá en caso de que ocurra una situación de este tipo. Incluye también mecanismos de actuación.
El protocolo de acoso debe contemplar la definición de acoso laboral y sexual, canales de denuncias confidenciales, procedimiento de investigación, medidas cautelares y posibles sanciones disciplinarias.
El acuerdo de trabajo a distancia es obligatorio cuando un trabajador presta servicios fuera del centro de trabajo de forma habitual. No basta con un pacto verbal, debe formalizarse por escrito y cumplir una serie de requisitos legales.
Es un documento que regular las condiciones en las que el empleado realiza su trabajo fuera de la empresa, estableciendo derechos y obligaciones para ambas partes.
Se considera trabajo a distancia cuando al menos el 30% de la jornada se realiza fuera del centro de trabajo en un periodo de referencia.
El acuerdo debe de recoger, entre otros aspectos:
Todo debe quedar claramente definido para evitar conflictos. Debe firmarse antes de iniciar el trabajo a distancia, entregarse al trabajador y comunicarse al SEPE.
Su objetivo es garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en el entorno laboral. No es solo un trámite, es una herramienta que evita accidentes con el que cumples la normativa vigente.
Es el conjunto de medidas, procedimientos y acciones que una empresa debe implantar para identificar, evaluar y controlar los riesgos laborales.
Este plan forma parte del sistema de gestión de la empresa y debe aplicarse desde el inicio de la actividad.
El plan debe contemplar lo siguiente:
Todo ello adaptado al tipo de actividad de la empresa.
Este es un documento obligatorio que recoge la organización del tiempo de trabajo en la empresa a lo largo del año. Su función es dar claridad tanto a la empresa como a los trabajadores sobre cuándo se trabaja, cuándo se descansa y cómo se distribuye la jornada.
Es un documento anual en el que se establecen los días laborables, los festivos, los horarios de trabajo y la distribución de la jornada. Debe elaborarse teniendo en cuenta el convenio colectivo aplicable y la normativa vigente.
La apertura del centro de trabajo es un trámite obligatorio que deben realizar las empresas antes de iniciar su actividad en un nuevo local o establecimiento. Consiste en comunicar a la autoridad laboral que el centro comienza a funcionar.
Aunque muchas veces se pasa por alto, es una obligación formal importante dentro del ámbito laboral. Es una comunicación administrativa mediante la cual la empresa informa a la autoridad competente de que va a iniciar su actividad en un determinado centro de trabajo.
En ella, se deben incluir datos como la identificación de la empresa, ubicación del centro de trabajo, la actividad que se va a desarrollar, número de trabajadores y características del centro.
Se debe hacer antes del inicio de la actividad o en un plazo muy breve desde la apertura, según la normativa autonómica.
Esta es una de las obligaciones laborales que muchas empresas deben cumplir en función del convenio colectivo aplicable a su actividad. No es obligatorio en todos los casos, pero sí en aquellos sectores donde el convenio lo establece expresamente.
Su finalidad es proteger a los trabajadores ante determinadas situaciones, como accidentes o incapacidad.
Es una póliza que la empresa contrata para cubrir a sus empleados en caso de necesidad con coberturas y cuantías fijadas por el convenio colectivo correspondiente.
La protección de datos (LOPD) es una obligación fundamental si tu empresa trata con información personal ya sea de trabajadores, clientes o proveedores.
En España, esta materia está regulada por el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la normativa nacional.
Supone garantizar que los datos personales se traten de forma lícita, segura y transparente. Es decir, la empresa debe proteger la información y utilizarla únicamente para fines legítimos.
Aparte de las obligaciones generales anteriores, existen otras obligaciones para aquellas empresas que cuentan con 50 o más trabajadores:
El plan de igualdad sirve para garantizar la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres dentro de la organización.
Es un conjunto de medidas organizadas y evaluables que tienen como objetivo eliminar la discriminación por razón de sexo, promover la igualdad en el acceso al empleo y garantizar condiciones laborales equitativas.
Este plan se basa en un análisis previo de la situación de la empresa. Debe contemplar un diagnóstico de la situación de la empresa, medidas concretas para corregir desigualdades, objetivos a alcanzar y un sistema de seguimiento y evaluación.
Además, debe negociarse con los representantes de los trabajadores.
Este protocolo tiene como objetivo garantizar un entorno laboral igualitario, respetuoso y libre de discriminación por orientación sexual, identidad o expresión de género.
Se trata de una medida que refuerza la igualdad dentro de las organizaciones y previene situaciones de discriminación o acoso.
Este conjunto de medidas y procedimientos se implementan para prevenir conductas discriminatorias, actuar ante posibles casos y promover la igualdad real del colectivo LGTBI en el entorno laboral.
Es un sistema que permite a trabajadores y terceros comunicar de forma confidencial posibles irregularidades dentro de la empresa. Su objetivo es detectar y prevenir conductas ilegales o contrarias a la normativa interna, garantizando la protección de quien informa.
Es una obligación para determinadas empresas y una herramienta imprescindible para el cumplimiento normativo.
Con este mecanismo se podría denunciar situaciones de fraude o irregularidades, incumplimientos legales, conductas inapropiadas y casos de acoso o discriminación. Debe garantizar la confidencialidad y, en muchos casos, la posibilidad de realizar denuncias anónimas.
Hace referencia al conjunto de medidas que deben adoptar las empresas para garantizar la inclusión laboral de personas con discapacidad y cumplir con la normativa vigente en materia de integración.
No siempre implica tener un plan como tal, pero sí cumplir con determinadas obligaciones legales.
En España, las empresas tienen la obligación de favorecer la integración laboral de personas con discapacidad, asegurando la igualdad de oportunidades y evitando cualquier tipo de discriminación.
Las empresas de 50 o más trabajadores, deberán contar con, al menos, un 2% de la plantilla formada por personas con discapacidad.
En caso de que la empresa no pueda cumplir con esta cuota, puede aplicar medidas alternativas como contratar servicios a centros especiales de empleo, realizar donaciones o acciones de patrocinio relacionadas o llegar a acuerdos con entidades especializadas. Ojito, porque debe estar justificado y autorizado.
Gestionar un equipo implica mucho más que pagar nóminas. Como has visto, existen numerosas obligaciones laborales que una empresa debe cumplir en España, y muchas de ellas aplican desde el primer trabajador.
SI no quieres complicarte con tanta normativa, trámites y cambios constantes de legislación, lo mejor es contar con apoyo experto. En Openges, sus asesores expertos te ayudarán a cumplir con la normativa que te corresponde.
