¿Qué es un suplido en tu factura?

Si eres un profesional que trabaja por su cuenta y emite sus propias facturas, es posible que los suplidos te aparezcan cada dos por tres 🙄

El problema está en que no todo el mundo tiene claro qué son y cómo funcionan.

Por eso, te voy a contar todo lo que necesitas saber sobre los gastos suplidos para que puedas conocer sus consecuencias y evitar los problemas que pueden surgir si no lo haces bien.

¿Qué es un suplido en una factura?

Un suplido es una cantidad que un profesional paga por adelantado en nombre y por cuenta de su cliente. Es una práctica habitual y conocida sobre todo en el sector de los abogados.

Una vez que el profesional hace este pago como intermediario, lo que hace es repercutir el importe a su cliente en su factura por los servicios prestados. Por lo tanto, este profesional:

• Debe incluir en la factura el mismo importe que ha pagado, sin redondeos.
• No puede añadir ningún margen ni beneficio.
• No puede deducirse el gasto ni el IVA, porque no son suyos, sino de su cliente.

Legalmente, así queda reflejado en el artículo 78. Tres 3º de la Ley 37/1992 del IVA donde se habla sobre cómo se calcula la base imponible de una factura cuando se pagan cantidades en nombre y por cuenta de un cliente:

“Tres. No se incluirán en la base imponible: […]3.º Las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso del mismo. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del impuesto que eventualmente los hubiera gravado”.

Por tanto, el profesional actúa como intermediario para que se lleve a cabo el pago del gasto del titular a la entidad deudora.

Entonces, el suplido de una factura sirve para:

• Que el cliente no tenga que estar pagando cada pequeño gasto por separado.
• Que tú puedas ir haciendo los pagos según avanza el procedimiento, sin retrasos y sin tener que estar pendiente de que el cliente te envíe losl justificantes de pago a tiempo para continuar.
• Que puedas agrupar los todos los gastos suplidos que se hayan producido y repercutirlos en tu factura, para que cliente te los reembolse, sin que formen parte de tu precio ni de tu margen.

Quiénes pueden emitir facturas con suplidos

Una característica de los gastos suplidos es que, como son gastos que pertenecen al cliente, es el cliente quien tiene que autorizarte para que los pagues en su nombre.

Cualquier profesional independiente puede utilizar la figura de los suplidos si se cumplen los requisitos legales. En la práctica, los suplidos son muy típicos en: 

• Gestorías, asesorías y abogados, que adelantan tasas, aranceles, notaría, registros…
• Gestores administrativos, con trámites de Tráfico, ITV, tasas municipales, etc.
• Arquitectos, ingenieros o aparejadores, cuando adelantan tasas de licencia u otros costes que corresponden al cliente.

Requisitos de los gastos suplidos 

El hecho de que tú tengas que hacer pagos por tu cliente, no quiere decir que todos puedan llamarse suplidos.

Para poder llamarse así necesita que:

• El gasto tiene que ser jurídicamente del cliente por su naturaleza. Por ejemplo, los aranceles, registros, visados de colegio profesional, tasas de tráfico, etc.
• Debe existir un mandato expreso del cliente en el que se te autorice a pagar el gasto en su nombre.

El mandato puede ser el contrato que tengas con el (u hoja de encargo), un presupuesto aceptado, un correo con la autorización expresa, etc.

Se trata de poder demostrar que el cliente sabe lo que estás haciendo y está de acuerdo.

• La factura del gasto tiene que ir a nombre del cliente y recoger sus datos fiscales. La titularidad de la factura es lo que determina la obligación del pago.
• El pago tiene que tener justificación documental clara y trazable. Es decir, que tengas justificantes de todo (factura original, extracto bancario, …) y que se puedan vincular la factura original del cliente con los demás movimientos, incluyendo el pago.
• El importe repercutido es exactamente igual al importe del gasto pagado. No se puede manipular la cifra ni redondear, ni al alza ni a la baja.
• En tu factura de honorarios tiene que estar diferenciado del resto de conceptos. Es decir, que esté apartado del resto de servicios e identificado como “suplidos”.

Si en algún momento tienes dudas o, directamente, no cumple alguno de estos criterios, es preferible que no lo consideres como un suplido, sino como un gasto reembolsable.

¿Qué es un gasto reembolsable?

Si los suplidos son gastos de tu cliente que pagas por él y que luego te abona, los gastos reembolsables son los gastos que sí son tuyos, pero que puedes repercutir a tu cliente.

Un gasto reembolsable es un gasto que se produce mientras prestas tu servicio, es un gasto propio tuyo que necesitas hacer, y aunque te pertenece a ti, corre a cuenta del cliente. 

Por ejemplo, el tren que tienes que coger para poder reunirte con tu cliente o la mensajería urgente para enviar documentación en su nombre.

Por último, como el gasto reembolsable es tuyo, lo puedes incluir como un concepto más de la factura y, además, deducirlo como gasto de tu actividad, si cumple con los requisitos fiscales.

Diferencias entre gastos suplidos y gastos reembolsables

En la siguiente tabla vas a ver claramente sus características para que puedas elegir bien.

Aspecto	Gasto suplido	Gasto reembolsable
Propiedad del gasto	Del cliente	Del profesional
Motivo del gasto	Gasto propio del cliente (tasas, aranceles, registros, visados, etc.)	Gasto del profesional para poder prestar el servicio (viajes, mensajería, etc.)
Obligación de pago real	El cliente	Tú, como destinatario del servicio/producto
Importe	El mismo importe que se ha pagado (sin márgenes)	Puedes repercutirlo tal cual o integrarlo en tu tarifa
¿Genera margen o beneficio?	No, solo adelantas el pago	Puede formar parte de tu precio y de tu margen
¿Es deducible?	No, solo “pasa” por tu cuenta	Sí, es un gasto deducible si cumple los requisitos fiscales
Cómo aparece en factura	En un bloque separado como “gastos suplidos” o similar	Como un concepto más de la factura (p. ej. “gastos de viaje”)

¿Los gastos suplidos llevan IVA?

Ya sabes que los gastos suplidos:

• No forman parte de tu facturación
• No te proporcionan ninguna ventaja ni beneficio.
• Ley del IVA especifica que no forman parte de tu base imponible.

Conclusión: no puedes añadir el IVA a los suplidos porque, al proceder de facturas a nombre del cliente en las que eres como un vehículo para que lo pueda pagar, ya lo llevan incluido.

Y por este mismo motivo, tampoco se le puede aplicar el IRPF.

Así que tú solo estás recuperando el dinero que “has prestado” temporalmente a tu cliente.

Cómo se ven los gastos suplidos en una factura

Una factura con gastos suplidos es exactamente igual que el resto de las facturas. Por tanto, lo único particular que tienen es que los suplidos se separan visualmente del resto de los conceptos facturables.

Por ejemplo, en el cuerpo de una factura de un gestor puede figurar de la siguiente forma:

• Honorarios profesionales………………………………… 1.000 €
• IVA 21 % honorarios ………………………………………. 210 €
• Gastos suplidos: tasas de registro del expediente………….  150 €

Total factura: 1.360 €

Con lo cual, los gastos suplidos son un importe que se suma al total calculado de la factura, una vez que ya se han aplicado los impuestos y retenciones (si las hay).

Cómo contabilizar un suplido 

Como, en cuanto a los suplidos, eres una especie de puente entre tu cliente y el emisor de la factura, en contabilidad también debe reflejarse así.

Para ello debes indicar que:

• Sale dinero de tu banco
• El cliente te debe ese mismo importe

Utilizando el mismo ejemplo de antes, el primer paso es poner en contabilidad que has pagado el suplido. La cuenta contable que se va a utilizar para eso es la 555 Partidas pendiente de aplicación.

Debe	a	Haber
150€ ……….. (555) Partidas pendientes de aplicación	(572) Bancos ……………… 150€

Cuando emites la factura, el asiento que se produce es el siguiente:

Debe	a	Haber
1.360€ ….. (430) Clientes	(705) Prestación .………… 1.000€ de servicios(477) Hacienda Pública ……210€IVA repercutido(555) Partidas pendientes …150€de aplicación

Entonces cuando cobras la factura:

Debe	a	Haber
1.360€ ……….. (572) Bancos	(430) Clientes ………… 1.1360€

De esta forma, el importe de los suplidos pasa por tu cuenta bancaria, pero no causa ningún efecto en tu contabilidad.

Como has podido comprobar, aunque los gastos suplidos son muy comunes y se suelen utilizar para tu comodidad y la de tu cliente, en realidad para tu contabilidad son inocuos, si lo haces bien.

Pero debes tener mucho cuidado con no confundirlos con los gastos reembolsables, para no tener luego complicaciones contables ni fiscales.

Por eso, si quieres tener las cosas claras y facilitar el manejo de tu negocio, mantente bien asesorado por profesionales como Openges, para estar al tanto de todas las modificaciones legales y resolver todas tus dudas.