¿Cuáles son los datos necesarios para una factura?

A la hora de hacer una factura, sabes que no basta con poner el concepto y la importación de la operación, hay que especificar algo más. Si faltan los datos necesarios para una factura puede ser no válida y que Hacienda te la líe.

Hoy te cuento cuáles son los datos imprescindibles que debes tener en cuenta para emitir tus facturas y, también, para recibirlas. 

Algunas te parecerán de Perogrullo, pero otras quizás te sorprendan 🙄

Datos obligatorios que tienen que tener cualquier factura.

Da igual que seas autónomo, pequeño empresario o un magnate del petróleo. Cada factura que emites (y que recibes) tiene que tener unos datos obligatorios que se exigen y especifican en el Real Decreto 1619/2012 .

Así que más vale que los tengas todos para que no te invaliden la factura y tengas problemas.

Atento a la siguiente tabla que te he preparado a modo checklist para comprobar que lo estás haciendo todo correctamente. Y si no, corrígelo.

Hay otros campos que son muy útiles para la gestión de la factura, pero no obligatorios :

• El método de pago , en donde indica cómo se puede hacer, es decir, por transferencia, en efectivo, bizum, etc. También si el pago se debe realizar a la vista o en un periodo determinado.
• El estado del cobro , es decir, si está pagado en caso de haber sido hecho por adelanto, o pendiente en el momento de la emisión.

Cuando lo ves así parece un listado interminable, pero es lo que tienen todas las facturas. Lo que pasa es que, hasta ahora, aunque lo vieras no te habías parado a pensar en ello, ¿verdad?

Datos obligatorios en una factura electrónica

Como sabes, la factura electrónica entre empresas ya tiene calendario oficial. Será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para las empresas con más de 8 millones de volumen de operaciones y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos, y necesitas saber cómo va a afectar eso a tu día a día. 

Tranquilo, porque respecto al contenido obligatorio de las facturas no va a cambiar . Así que tienes que seguir cumpliendo con todos los datos obligatorios de la checklist del punto anterior.

Lo que sí cambia es el formato en el que se crea la factura. Por eso, esos añadidos de los que te hablo, son los requisitos técnicos que tiene que incluir la factura electrónica para asegurar la autenticidad, la integridad y trazabilidad y el uso de software conforme.

Eso sí, hay que separar dos obligaciones distintas. Verifactu (Real Decreto 1007/2023) regula el programa con el que facturas. La factura electrónica entre empresas (Real Decreto 238/2026) regula el formato y el intercambio de la factura. Tendrás que cumplir las dos, y por eso te marco cada requisito con la suya. 

Esto es lo que te van a exigir:

• Tener un software conforme (SIF) : tu programa de facturación tiene que cumplir con el nuevo reglamento de la factura electrónica y sus especificaciones técnicas.

• Garantizar que los registros sean “a prueba de borrados” , es decir que una vez emitida la factura no se pueda modificar de ninguna forma. 
• Poder establecer la trazabilidad de las facturas . Cada factura tiene que generar un registro encadenado y dejar huella de todo lo que se hace con ella (altas, anulaciones, rectificaciones), para que se pueda hacer un seguimiento.
• La autenticidad e integridad de las facturas , para poder demostrar quién las emite y su veracidad. Esto se hace mediante la firma electrónica con un certificado digital válido.
• Tener un formato estructurado : el formato de la factura electrónica no es libre como antes (Word o PDF), sino que tiene que hacerse en un formato predefinido que puedan leer los ordenadores, como EDI o XML (Facturae) y realizar el intercambio electrónico de datos a través de los medios admitidos.
• Tener controles de gestión , es decir, datos adicionales (metadatos y campos estructurados) para facilitar la gestión y el enrutamiento. Por ejemplo, el Código DIR para la administración pública.
•  El consentimiento expreso del cliente para recibirla así, en formato electrónico. La normativa hace esto obligatorio para las operaciones B2B.
• Cumplir con la opción VERIFACTU para que el software pueda remitir tus registros a la AEAT de forma directa e inmediata (si eliges ese modo).
• La exportación y conservación de los ficheros . Las facturas electrónicas tienen que ser exportables en los formatos estándar y ser almacenadas y conservadas de manera segura el tiempo que la ley exige (de 4 a 6 años).

Ejemplo de factura con los datos obligatorios 

Una vez que ya sabes todos los datos que contiene una factura, es más fácil entenderla y darte cuenta que las cosas no se ponen “porque sí”. 

Este es el ejemplo de lo que sería el formato de una factura muy sencilla, respecto a los datos obligatorios.

¿Qué pasa si falta algún dato o son incorrectos? 

Lo primero que va a ocurrir es que la factura no es válida ni para el cliente y mucho menos para Hacienda. Así que, te va a tocar arreglarlo para evitar las siguientes consecuencias:

• La queja del cliente porque no va a poder contabilizarla correctamente, ni deducirse el gasto ni el IVA, con lo que te va a exigir la rectificación. Esto no solo daña tu imagen de marca, sino que también genera desconfianza e incluso la pérdida del cliente si no lo corriges a tiempo.
• Problemas contables porque la contabilidad no va a ser correcta ya que, si la factura tiene errores de cálculo, provocará descuadres, periodificaciones incorrectas, rectificación de asientos al rehacer la factura, etc.
• Problemas fiscales con la AEAT con respecto a la liquidación de impuestos y tendrás que hacer declaraciones complementarias.
• Sanciones económicas e inspecciones , por cometer infracciones como no cumplir las normas o hacer la liquidación de impuestos mal.

Consejos para no olvidar ningún dato obligatorio

Para asegurarte de que a tus facturas no les falta ningún dato obligatorio, ten en cuenta los siguientes consejos:

1. Utiliza un programa de facturación actualizado con la normativa de la ley Crea y Crece, el reglamento de la factura electrónica y adaptado a VeriFactu.
2. Utiliza siempre una plantilla fija y personalizada para tu negocio. Así te asegurarás que todas tus facturas tendrán la misma estructura para todos los clientes.
3. Mantén actualizada la base de datos de tus clientes.
4. Antes de emitir la factura, asegúrese de tener a mano todos los datos de facturación que necesita para cada cliente: lo que han pedido, las cantidades, los descuentos si tienen, las fechas de cuando se hace, etc.
5. Hazte una lista de verificación o utiliza la tabla que te mostré al principio para que no se te escape nada.

Y, sobre todo, ante cualquier duda, consulta a un profesional de confianza como Openges que te ayudará a tenerlo todo organizado y perfectamente estructurado, para no volverte loco con el papeleo 😜