Así se hace la factura recapitulativa | Qué es y para qué sirve

Seguro que ya conoces las facturas rectificativas, esas que sirven para arreglar errores como si fueran un Ctrl+Z de la vida contable. Pero hoy no vamos a hablar de eso. Hoy te traigo a su prima menos famosa, pero igual de útil: la factura recapitulativa.

Como vas a comprobar es un invento contable de lo más práctico. Prometido 😜

¿Qué es una factura recapitulativa y para qué sirve?

Una factura recapitulativa, también llamada agrupada, es un único documento que agrupa varias facturas de compra o de venta emitidas o recibidas durante el mismo mes natural, siempre que el emisor y el destinatario sean los mismos.

Esto permite resumir en una sola factura varias operaciones realizadas con el mismo cliente o proveedor a lo largo del mes, lo que facilita tanto la gestión administrativa como el control contable.

👉 Importante: cuando el destinatario sea un empresario o profesional, esta factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al que se hayan realizado las operaciones.

Su principal función es simplificar la contabilidad. Se utiliza sobre todo en casos en los que se generan muchas operaciones repetidas o de pequeño importe a lo largo del mes, y que normalmente se documentan con albaranes o facturas individuales.

Por ejemplo, si emites varias facturas a un mismo cliente durante el mes, puedes recoger todas esas operaciones en una sola factura recapitulativa, lo que evita tener que emitir y gestionar una a una.

Requisitos de las facturas recapitulativas

Para que este tipo de factura sea válida, debe cumplir con lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, sobre obligaciones de facturación. Algunos de los requisitos más relevantes son:

• Plazo de emisión: dentro del mes siguiente a la operación más reciente incluida en la factura.
• Desglose de operaciones: debe detallarse de forma clara cada una de las operaciones agrupadas.
• Correcta aplicación de impuestos: se pueden incluir diferentes tipos de IVA o IRPF si las actividades lo requieren, siempre aplicando correctamente cada tributo a su concepto correspondiente.
• Anulación de facturas incluidas: si ya se emitieron facturas individuales, estas deben ser anuladas y anexadas a la recapitulativa. Además, se deben conservar durante al menos 5 años.

¿Cómo se hace una factura recapitulativa?

Hacer una factura recapitulativa es mucho más sencillo de lo que crees, voy a explicártelo con todo detalle 🙌

¿Qué datos debe incluir una factura recapitulativa?

Las facturas recapitulativas deben incluir la misma información que una factura ordinaria, con algunos detalles adicionales. Concretamente, deben contener:

• Número y serie de la factura recapitulativa.
• Fecha de expedición.
• Datos fiscales del emisor y del destinatario (nombre o razón social, NIF y dirección).
• Indicación de que se trata de una factura recapitulativa.
• Relación detallada de las operaciones incluidas:
  • Número de factura o albarán.
  • Fecha de emisión.
  • Descripción del producto o servicio.
  • Tipo de IVA aplicado.
  • IRPF (si procede).
  • Base imponible.
  • Importe total.

Pasos para realizar una factura recapitulativa

El procedimiento para hacer una factura recapitulativa es muy similar al de una factura ordinaria. Estos son los pasos principales:

1. Identificación: indica que se trata de una factura recapitulativa y añade número de factura, serie y fecha de emisión.
2. Datos fiscales: completa los datos del emisor y del destinatario.
3. Desglose de operaciones: incluye cada una de las facturas o albaranes que se agrupan, con la información detallada de cada línea (fecha, concepto, importe, impuestos, etc.). Lo ideal es organizar esta parte en una tabla.
4. Cálculo de totales: suma todas las bases imponibles, los importes de IVA y los importes totales de las operaciones. El resultado será el total final de la factura recapitulativa.

💡Mi consejo es que hagas una tabla para poder incluir todos los datos.

Ventajas de las facturas recapitulativas

Este tipo de factura ofrece varias ventajas, especialmente si gestionas un volumen elevado de operaciones con determinados clientes o proveedores:

• Ahorro de tiempo: reduce la necesidad de emitir múltiples facturas por separado.
• Agilidad contable: simplifica el registro de operaciones y facilita la gestión administrativa.
• Menos errores: agrupar operaciones en un solo documento ayuda a reducir posibles fallos en la emisión o registro.
• Facilidad en el cumplimiento fiscal: mejora el control y la declaración de impuestos como el IVA o el IRPF.
• Organización documental: al centralizar la información de varias operaciones en una única factura, se facilita la consulta y el archivo.

Ejemplo de factura recapitulativa

Para entenderlo mejor, aquí tienes un ejemplo de factura recapitulativa donde se muestran varias operaciones realizadas a lo largo del mes agrupadas en un único documento.

Ahora que conoces qué es una factura recapitulativa, cómo hacerla y por qué puede ser tan útil, puedes empezar a aplicarla en tu negocio si realizas operaciones recurrentes con los mismos clientes. Ahorrarás tiempo, ganarás en organización y tendrás una contabilidad mucho más clara.

Si quieres profundizar en este u otros temas, o quieres dejarte de tanto papeleo, acude a los asesores expertos de Openges. Ellos podrán ayudarte con las facturas recapitulativas y más.