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La elaboración y presentación de las cuentas anuales es una de las obligaciones más importantes y que suelen traer de cabeza a todas las empresas.
En muchos casos y por diferentes motivos, puede ocurrir que no se presenten las cuentas anuales. Si es así, puedes enfrentarte a importantes sanciones.
Antes de entrar en materia y saber qué sanciones te pueden poner si no presentas las cuentas anuales, tienes que tener claro qué son.
Las cuentas anuales en una empresa son un conjunto de documentos en los que se refleja su situación financiera para que la información pueda ser consultada por cualquier interesado.
Se inscriben cada año en el Registro Mercantil y se incluye información sobre las pérdidas y ganancias de la sociedad en el ejercicio en cuestión, el balance de situación, el estado del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, etc.
Así, cualquier persona que esté interesada podrá tener una radiografía de la situación de la empresa y su actividad. También es posible analizar la evolución, comparando las cuentas anuales de los distintos ejercicios.
Aunque ya hemos comentado que las cuentas anuales están formadas por distintos documentos, voy a detallarte cada uno de ellos para que los conozcas con más profundidad:
Como puedes ver, cada uno de los documentos que componen las cuentas anuales tienen una función distinta. Al leerlos todos juntos se puede conseguir una información muy completa y útil sobre cualquier negocio que tenga la obligación de presentarlas.
Es el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo del Gobierno de España el que establece la obligatoriedad de presentación de las cuentas anuales. Según este organismo, la obligación de hacer públicas las cuentas anuales mediante el depósito en el Registro Mercantil surge para que cualquier persona pueda acceder a la información contable de una empresa.
Así que, es obligatorio presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Con ello se hace referencia a los documentos que hemos visto en el punto anterior: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria.
No todo el mundo está obligado a presentar las cuentas anuales cada año. Deben hacerlo las siguientes empresas:
Con esto quedan excluidos los empresarios individuales. Es decir, si eres autónomo no debes presentar cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Los obligados a presentar las cuentas anuales deberán hacerlo en el Registro Mercantil de la misma provincia donde tengan el domicilio social. Además, ahora también puede hacerse a través de la plataforma online del Colegio de Registradores.
A la hora de presentar las cuentas anuales habrá que incluir la siguiente documentación:
El plazo máximo para presentar las cuentas anuales con la documentación necesaria es de siete meses desde que se cierra el ejercicio.
Hay que tener en cuenta las siguientes fechas:
Como todo incumplimiento, no presentar las cuentas anuales conlleva sanciones. Se encuentran recogidas en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital y las multas pueden ir desde los 1.200 a 60.000 euros. Además,si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual que supere los 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
También se ha establecido un nuevo criterio para la imposición de las sanciones. Para calcular la sanción se hará calculando el 0,5 por mil de las partidas de activo + 0,5 por mil de las ventas de la entidad.
Estas cifras deben ser las incluidas en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, que habrá que aportar en la tramitación del procedimiento.
Si no se aporta esta declaración, la sanción será del 2% del capital social que conste en el Registro Mercantil. Si se aporta y el resultado al aplicar los porcentajes fuera mayor que el 2% del capital social, la sanción será de este último menos un 10%.
Como ya te hemos explicado a lo largo de este artículo, existen sanciones por no presentar las cuentas anuales. Esta importante documentación tendrán que presentarla en el Registro Mercantil cuando cierren el ejercicio todos los que estén obligados a ello.
Siempre te vamos a recomendar que cuentes con personal especializado para la elaboración y presentación de las cuentas anuales. De esta forma, te asegurarás que están hechas correctamente y evitarás las sanciones por no presentarlas.