Sanciones por no presentar las cuentas anuales

La elaboración y presentación de las cuentas anuales es una de las obligaciones más importantes y que suelen traer de cabeza a todas las empresas.

En muchos casos y por diferentes motivos, puede ocurrir que no se presenten las cuentas anuales. Si es así, puedes enfrentarte a importantes sanciones.

Qué son las cuentas anuales

Antes de entrar en materia y saber qué sanciones te pueden poner si no presentas las cuentas anuales, tienes que tener claro qué son.

Las cuentas anuales en una empresa son un conjunto de documentos en los que se refleja su situación financiera para que la información pueda ser consultada por cualquier interesado.

Se inscriben cada año en el Registro Mercantil y se incluye información sobre las pérdidas y ganancias de la sociedad en el ejercicio en cuestión, el balance de situación, el estado del patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, etc.

Así, cualquier persona que esté interesada podrá tener una radiografía de la situación de la empresa y su actividad. También es posible analizar la evolución, comparando las cuentas anuales de los distintos ejercicios.

Documentos que incluyen las cuentas anuales

Aunque ya hemos comentado que las cuentas anuales están formadas por distintos documentos, voy a detallarte cada uno de ellos para que los conozcas con más profundidad:

• Balance de situación. Es un informe en el que se detalla la situación financiera de una empresa en un momento concreto. Con este documento se puede saber el estado económico y financiero de una compañía durante un periodo de tiempo. Se incluyen bienes, derechos y patrimonio, pero también deudas, obligaciones y patrimonio neto. Todo esto de forma muy detallada.
• Pérdidas y ganancias. También conocida como PyG, es un documento que muestra si una empresa ha obtenido beneficios o pérdidas durante un ejercicio económico. Con esta información también se calcula el Impuesto sobre Sociedades.  
  
• Estado de cambios en el patrimonio neto. El patrimonio neto de una empresa son las aportaciones al capital de los socios y las reservas o beneficios que no se han repartido, así como el resultado del ejercicio actual. En este documento se incluye cualquier cambio relacionado con procesos como los repartos de dividendos y las ampliaciones de capital.
• Estado de flujos de efectivo. En este documento se pueden ver los movimientos de efectivo que se han llevado a cabo en la empresa a lo largo de un ejercicio. Con lo cual, con esta información podremos saber cómo se genera y se utiliza la liquidez en la empresa.   
  
• Memoria. Es un informe en el que se incluye cualquier información adicional que se quiera indicar. Se puede explicar todo lo que ha ocurrido en el negocio durante el ejercicio, dar contexto a los movimientos económicos y explicar los resultados que se han tenido.  
  

Como puedes ver, cada uno de los documentos que componen las cuentas anuales tienen una función distinta. Al leerlos todos juntos se puede conseguir una información muy completa y útil sobre cualquier negocio que tenga la obligación de presentarlas.

Obligación de presentar las cuentas anuales

Es el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo del Gobierno de España el que establece la obligatoriedad de presentación de las cuentas anuales. Según este organismo, la obligación de hacer públicas las cuentas anuales mediante el depósito en el Registro Mercantil surge para que cualquier persona pueda acceder a la información contable de una empresa.

Así que, es obligatorio presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Con ello se hace referencia a los documentos que hemos visto en el punto anterior: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria.

Quién está obligado a presentar las cuentas anuales

No todo el mundo está obligado a presentar las cuentas anuales cada año. Deben hacerlo las siguientes empresas:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades limitadas.  
  
• Sociedades extranjeras. Sólo en el caso de que tengan sucursal en España.  
  
• Fondos de pensiones.
• Sociedades comanditarias.    
  

Con esto quedan excluidos los empresarios individuales. Es decir, si eres autónomo no debes presentar cuentas anuales en el Registro Mercantil.

¿Cómo presentar las cuentas anuales en el registro mercantil?

Los obligados a presentar las cuentas anuales deberán hacerlo en el Registro Mercantil de la misma provincia donde tengan el domicilio social. Además, ahora también puede hacerse a través de la plataforma online del Colegio de Registradores.

A la hora de presentar las cuentas anuales habrá que incluir la siguiente documentación:

• Modelo normalizado de cuentas anuales. En este se incluyen la autocartera e información medioambiental.
• Instancia de presentación por triplicado.
• Certificado del acta de la Junta General de socios. Este certificado sólo se presentará si es aplicable.    
  
• Justificante del pago bancario del depósito.  
  

Plazos para presentar las cuentas anuales

El plazo máximo para presentar las cuentas anuales con la documentación necesaria es de siete meses desde que se cierra el ejercicio.

Hay que tener en cuenta las siguientes fechas:

• Cierre de cuentas, hasta el 31 de marzo. Tres meses a partir del cierre del ejercicio. Normalmente es el 31 de diciembre, es decir, hasta el 31 de marzo.
• Legalización de libros, hasta el 30 de abril. Son cuatro meses desde el cierre del ejercicio y hay que presentar Libro Diario, Libro de Inventarios, Cuentas Anuales, Libro de Actas, Libro de Registro de Socios o Accionistas y El libro de Registro de Contratos.
• Aprobación de cuentas, hasta el 30 de junio. En la norma se contempla un plazo máximo de seis meses para que las cuentas puedan aprobarse por parte de los accionistas. 
• Presentación de cuentas al registro mercantil, hasta el 30 de julio. Una vez que las cuentas han sido aprobadas, hay un plazo de un mes para que las cuentas anuales queden depositadas en el Registro Mercantil.
  

Sanciones por no presentar las cuentas anuales

Como todo incumplimiento, no presentar las cuentas anuales conlleva sanciones. Se encuentran recogidas en el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital y las multas pueden ir desde los 1.200 a 60.000 euros. Además,si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual que supere los 6.000.000 euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

También se ha establecido un nuevo criterio para la imposición de las sanciones. Para calcular la sanción se hará calculando el 0,5 por mil de las partidas de activo + 0,5 por mil de las ventas de la entidad.

Estas cifras deben ser las incluidas en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, que habrá que aportar en la tramitación del procedimiento.

Si no se aporta esta declaración, la sanción será del 2% del capital social que conste en el Registro Mercantil. Si se aporta y el resultado al aplicar los porcentajes fuera mayor que el 2% del capital social, la sanción será de este último menos un 10%.

Como ya te hemos explicado a lo largo de este artículo, existen sanciones por no presentar las cuentas anuales. Esta importante documentación tendrán que presentarla en el Registro Mercantil cuando cierren el ejercicio todos los que estén obligados a ello.

Siempre te vamos a recomendar que cuentes con personal especializado para la elaboración y presentación de las cuentas anuales. De esta forma, te asegurarás que están hechas correctamente y evitarás las sanciones por no presentarlas.