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Existe mucho revuelo y confusión entre empresas y autónomos en relación con la factura electrónica.
La información ha ido cambiando y no es fácil saber en muchas ocasiones a qué hay que enfrentarse.
Vamos a verlo todo en relación con esta nueva obligación.
La factura electrónica es un documento comercial que tiene la misma validez que la factura en papel y sirve como justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios.
La principal característica de la factura electrónica es que se transmite a través de medios digitales o telemáticos.
Según la definición del Ministerio de Hacienda, la factura electrónica es una factura expedida y emitida en formato electrónico. Además, es necesario que el destinatario dé su consentimiento para que pueda emitirse.
Existen tres tipos de facturas electrónicas, las más comunes son:
La factura electrónica obligatoria es una de las medidas que se han aprobado dentro de la Ley Crea y Crece. Se aprobó en septiembre de 2022 y tiene como objetivo mejorar la digitalización en las transacciones entre empresas y profesionales.
Se han desarrollado reglamentariamente los requisitos técnicos y de información que hay que incluir en la factura electrónica, teniendo en cuenta los estándares globales actuales para minimizar el esfuerzo para cumplir y adaptar las empresas que usan facturas electrónicas estructuradas.
Utilizar la factura electrónica es obligatorio desde el año 2015 para algunos autónomos y empresas.
Se incluyó en la Ley 25/2013 y era obligatoria cuando el destinatario era una Administración Pública, pudiendo seguir usando el sistema tradicional para el resto de facturas.
A partir de la aprobación de la Ley Crea y Crece se estableció un período de seis meses para desarrollar los requerimientos en su desarrollo reglamentario.
En principio, la factura electrónica es una obligación que parecía tener que hacerse efectiva en julio de 2025. Sin embargo, la Agencia Tributaria ha retrasado esta responsabilidad, al menos, hasta 2026.
El nuevo reglamento especifica que la factura electrónica se puede hacer por plataformas privadas de facturación electrónica, a través de la solución pública de facturación electrónica o a una combinación de ambas.
Por tanto, existe la opción para autónomos y empresas de utilizar un programa de facturación privado que cumpla con los requisitos legales. O utilizar la solución pública de la Agencia Tributaria para complementar o para emitir sus facturas electrónicas.
En cualquier caso, independientemente de la solución que se use, se deben incluir todos elementos y datos obligatorios en su factura electrónica.
Verifactu es el sistema gratuito que va a habilitar la Agencia Tributaria y que está diseñado para que los autónomos y las pymes puedan hacer sus facturas y compartirlas inmediatamente con Hacienda.
Este sistema facilitará el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y estará todo completamente verificado.
Cuando se va a emitir una factura electrónica, como ya hemos visto, se puede utilizar el programa privado o Verifactu.
Los datos mínimos que debe tener cualquier factura electrónica son los siguientes:
Si vas a emitir facturas para las Administraciones Públicas, tienes que estar seguro de que se cumplen los requisitos incluidos en la normativa y que están todos los elementos necesarios.
Las facturas que van dirigidas a las Administraciones Públicas se tienen que entregar en formato electrónico y con los requisitos de la FacturaE. Es decir, una factura electrónica en formato XML.
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas deben cumplir estos tres requisitos específicos:
Las empresas tendrán un tiempo de adaptación para empezar a utilizar los sistemas de facturación conforme a la normativa en vigor.
Los principales elementos que deben incluir las facturas electrónicas entre empresas son los obligatorios para cualquier factura electrónica, y que hemos visto al principio de este apartado.
Además, también se tendrán que incluir algunos datos y elementos que serán específicos para las facturas electrónicas entre empresas. Algunos de ellos son:
El software creado por la AEAT comprueba el cumplimiento del formato y los requisitos establecidos encargándose de validar la factura electrónica enviada.
La factura electrónica es una obligación que ya existía en algunos casos y que se va a implantar para todas las empresas y autónomos con la finalidad de avanzar en la digitalización de las empresas y en la lucha contra el fraude fiscal.
Si todavía no te ha quedado claro y tienes dudas contacta con una asesoría como Openges en la que te informen de todo. Así, sabrás cuándo es obligatoria la factura electrónica en España y cómo implementarla en tu negocio correctamente 😉