Factura electrónica en España | ¿Cuándo es obligatoria?

Existe mucho revuelo y confusión entre empresas y autónomos en relación con la factura electrónica .

La información ha ido cambiando y no es fácil saber en muchas ocasiones a qué hay que enfrentarse.

Vamos a verlo todo en relación con esta nueva obligación.

Qué es la factura electrónica

La factura electrónica es un documento comercial que tiene la misma validez que la factura en papel y sirve como justificante de la entrega de bienes o prestación de servicios.

La principal característica de la factura electrónica es que se transmite a través de medios digitales o telemáticos.  Ojo, que en la factura electrónica obligatoria entre empresas un PDF no vale. Tiene que ser un mensaje estructurado y de lectura automática.

Según la definición del Ministerio de Hacienda, la factura electrónica es una factura expedida y emitida en formato electrónico. Además, mientras es voluntario (por ejemplo, con consumidores) el destinatario tiene que dar su consentimiento. En la obligatoria entre empresarios y profesionales no depende de él, porque es una exigencia legal.

Tipos de facturas electrónicas

Se suelen distinguir tres tipos de facturas electrónicas, según quién las recibe:

• Factura electrónica B2B. Este documento se utiliza para transacciones comerciales entre empresas.
• Factura electrónica B2C . Este documento se utiliza para transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final. Esta no entra en la obligación y sigue siendo voluntaria.
• Factura con organismos públicos . Este tipo de factura es la que se utiliza en transacciones con las Administraciones Públicas.

Reglamentación de la factura electrónica

La factura electrónica obligatoria es una de las medidas que se han aprobado dentro de la Ley Crea y Crece . Se aprobó en septiembre de 2022 y tiene como objetivo mejorar la digitalización en las transacciones entre empresas y profesionales.

Se han desarrollado reglamentariamente los requisitos técnicos y de información que hay que incluir en la factura electrónica, teniendo en cuenta los estándares globales actuales para minimizar el esfuerzo para cumplir y adaptar las empresas que utilizan facturas electrónicas estructuradas.

 Lo ha hecho el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, que admite los formatos UBL, CII, EDIFACT y Facturae. Y la Orden HAC/1028/2026, publicada el 5 de octubre de 2026, regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT.

Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica en España

Utilizar la factura electrónica es obligatorio desde el año 2015 para algunas empresas cuando facturan a la Administración Pública.

Se inclusión en la Ley 25/2013 y era obligatoria cuando el destinatario era una Administración Pública , pudiendo seguir usando el sistema tradicional para el resto de facturas.

Esa obligación alcanza a las sociedades anónimas y limitadas y a otras entidades, pero no a los autónomos personas físicas, que pueden elegir. Además, las Administraciones pueden excluir las facturas de hasta 5.000 euros.

La Ley Crea y Crece necesitaba un reglamento que la desarrollara y ese reglamento tardó más de tres años en llegar. Se aprobó en marzo de 2026 y el calendario definitivo se activó con la Orden HAC/1028/2026, que entró en vigor el 6 de octubre de 2026.

Las fechas son el 6 de octubre de 2027 para las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año anterior, y el 6 de octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos. La fecha de julio de 2025 que se oyó durante el tiempo era la de Verifactu en su origen, no la de la factura electrónica.

Cómo hacer una factura electrónica

El nuevo reglamento especifica que la facturación electrónica se puede hacer por plataformas privadas de facturación electrónica , a través de la solución pública de facturación electrónica o una combinación de ambas.

Por tanto, existe la opción para autónomos y empresas de utilizar un programa de facturación privado que cumpla con los requisitos legales. O utilizar la solución pública de la Agencia Tributaria para complementar o para emitir sus facturas electrónicas. La solución pública de la AEAT es gratuita y trabaja con el formato UBL.

En cualquier caso, independientemente de la solución que se utilice, se deben incluir todos los elementos y datos obligatorios en su factura electrónica.

Verifactu

Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica. Es el reglamento de los programas de facturación (Real Decreto 1007/2023, que viene de la Ley Antifraude) y obliga a que esos programas garanticen que las facturas no se puedan alterar. El programa puede funcionar en modalidad VERI*FACTU, enviando los registros de facturación a Hacienda en tiempo real, o en otra modalidad sin envío automático.

La herramienta gratuita de la AEAT para emitir facturas electrónicas es otra cosa. Es la solución pública de facturación electrónica. Y la obligación de Verifactu se ha ido aplazando varias veces. Hacienda ha anunciado que pasa a octubre de 2028 para que coincida con la factura electrónica de pymes y autónomos.

Elementos de la factura electrónica

Cuando se va a emitir una factura electrónica, como ya hemos visto, se puede utilizar una plataforma privada o la solución pública de la AEAT.

Los datos mínimos que debe tener cualquier factura electrónica son los siguientes:

• Numeración . Es necesario identificar cada factura con un número correlativo.
• Fecha del día de emisión . Marque el momento en el que se emite el documento.
• Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura.
• Concepto . Hay que especificar qué productos o servicios son los que se han vendido.
• Base imponible . Es el importe de la venta sin impuestos.
• Tipo impositivo . Es el tipo de IVA que se aplica a la base imponible dependiendo de los productos o servicios que se ofrecen.
• Tipo IRPF . En ocasiones, también es necesario hacer una retención en la factura, siendo el tipo habitual del 15%.
• Importación total . Se calcula con la base imponible más IVA, menos el IRPF.
• Firma electrónica avanzada, si la factura se emite a través de una plataforma privada.

Elementos de la factura electrónica para Ayuntamientos

Si vas a emitir facturas para las Administraciones Públicas, tienes que estar seguro de que se cumplen los requisitos incluidos en la normativa y que están todos los elementos necesarios.

Las facturas que van dirigidas a las Administraciones Públicas se tienen que entregar en formato electrónico y con los requisitos de la FacturaE . Es decir, una factura electrónica en formato XML.

Se presentan a través del punto general de entrada de facturas, como FACe en la Administración del Estado. Recuerda que la obligación no alcanza a los autónomos personas físicas ni, en general, a las facturas de hasta 5.000 euros.

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas deben cumplir estos tres requisitos específicos :

• Estar escritas en un lenguaje informático concreto .
• Que estén firmadas electrónicamente . Hay que firmar la factura electrónica con un certificado reconocido o un sello electrónico que identifique a la sociedad, a través de su denominación social y su número de identificación fiscal.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica con los códigos DIR3 que corresponden.

Las empresas tendrán un tiempo de adaptación para empezar a utilizar los sistemas de facturación conforme a la normativa vigente.

Elementos de la factura electrónica entre empresas

Los principales elementos que deben incluir las facturas electrónicas entre empresas son los obligatorios para cualquier factura electrónica , y que hemos visto al principio de este apartado.

Además, también se incluirán algunos datos y elementos que serán específicos para las facturas electrónicas entre empresas . Algunos de ellos son:

• El estado de pago de las facturas . Cuando una empresa reciba una factura electrónica, tendrá que comunicar al proveedor si la acepta o la rechaza, y cuándo la ha pagado por completo, con la fecha efectiva de pago. Tiene un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Para las empresas que facturan hasta 8 millones de euros, la comunicación del pago se aplaza un año más, hasta octubre de 2029.
• Código QR. Es obligatorio en todas las facturas emitidas con un programa de facturación, sea cual sea la modalidad. En una factura electrónica estructurada no hace falta la imagen del QR, pero sí su contenido en forma de URL de cotejo.
• Incluir el texto "factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERIFACTU" . Para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración. Esto solo es obligatorio si el programa de facturación funciona en la modalidad VERIFACTU.

El software creado por la AEAT comprueba el cumplimiento del formato y los requisitos establecidos encargándose de validar la factura electrónica enviada.

La factura electrónica es una obligación que ya existía en algunos casos y que se va a implantar para todas las empresas y autónomos con la finalidad de avanzar en la digitalización de las empresas y en la lucha contra el fraude fiscal. 

Si todavía no te ha quedado claro y tienes dudas contacta con una asesoría como Openges en la que te informen de todo. Así, sabrás cuándo es obligatoria la factura electrónica en España y cómo implementarla en tu negocio correctamente 😉